Da Haugesund fengsel skulle sette inn nytt brannslukkeanlegg var tiden essensiell. Opprinnelig plan fra byggherren viste behovet for å jobbe inne i cellefløyen i fengselet i 90 dager.
Dette ville være et sikkerhetsproblem for kriminalomsorgen. I et forsøk på å redusere sikkerhetsrisikoen og samtidig begrense antall stengningsdager ble Statsbygg utfordret av Kriminalomsorgen til å gjennomføre jobben på kun 14 dager.
Skal prøve igjen
Byggherren valgte derfor å prøve ut andre metoder.
Ved å benytte seg av lean, en metode som setter fokus på detaljert planlegging og organisering av arbeidet, slik at alle fag skal jobbe i takt, ble antallet arbeidsdager i fengselet redusert fra 90 til 11 dager.
– Erfaringene våre med lean er veldig gode. Metoden viste seg å være oversiktlig og effektiv. Vi er såpass fornøyde at vi kommer til å bruke den samme metoden i Arendal fengsel om ikke lenge, sier Torbjørn Nævdal, regionsdirektør i Statsbygg vest.
Les også: Burj Khalifa-arkitektene skal tegne det som blir Nordens høyeste bygg
En endring av bransjen
Sverre Melvær Øgaard, Statsbyggs prosjektleder for rehabiliteringsprosessen i Haugesund Fengsel, forteller at rehabiliteringen ville vært svært vanskelig å få til uten bruken av lean.
– Dersom vi skulle utført arbeidet mens fengselet var åpent ville det tatt cirka tre måneder å installere sprinklingsanlegget. Det ville ført til en stor sikkerhetsrisiko med entreprenører i cellegangen hos fangene over så lang tid. Vi begynte derfor å se på andre metoder og på hvor kort tid det var mulig å bruke på rehabiliteringen, forteller han.
Kriminalomsorgen gikk etterhvert med på å kunne stenge fengselet i to uker.
– For å få til alt arbeidet på tiden vi fikk til rådighet ble det tydelig at vi måtte gjøre noe drastisk med måten byggebransjen jobber på. Flere av oss hadde vært på leankurs tidligere, og så fort at dette kunne være løsningen på problemet, sier Øgaard.
Les også: Dette huset kostet 200.000 kroner å bygge
Felles planlegging
Filosofien bak lean, går ut på å se på hele verdikjeden med fokus på verdi for kunden, gjennom kontinuerlig forbedring på alle nivå i organisasjonen. Man prøver fjerne unødvendig bruk av tid, ressurser og kostnader.
– Når man bruker lean i prosjekter av denne størrelsen, setter absolutt alle arbeidere seg sammen helt fra starten, og lager en plan. Alle aktiviterer diskuteres, og fagfolkene sier selv hvor lang tid de trenger for å utføre de ulike oppgavene, forklarer Øgaard.
Planleggingen starter bakfra med ønsket utfall og sluttdato. Nødvendige operasjoner for å oppnå det blir kartlagt. Det kan for eksempel gjøres med post-it lapper i ulike farger plassert på en tavle, der lengden på lappen viser hvor lang tid arbeidsoppgaven skal ta.
Deretter blir det forsøkt å dele opp de forskjellige aktivitetene slik at arbeidene kan gjøres med like lange tidsintervaller. Dermed kan arbeidene utføres i takt.
– Ved å sette seg ned og planlegge på denne måten slipper man unna mange utfordringer man ellers ville hatt. Da vi satte i gang så vi helt fra starten av problemet med maleren, en av de siste aktivitetene før sluttdatoen, som i utgangspunktet ville trenge tre uker for å bli ferdig. Det var en uke mer enn den totale tiden vår. Heldigvis kom tømreren, som var med på planleggingen, med en løsning om å bruke ferdigmalte brannitplater i noen områder, det er noe vi aldri ville tenkt på om ikke alle satt sammen under planleggingen, forteller Øgaard videre.
Og legger til at felles planlegging i tillegg gir alle arbeidere et eierskap til fremdriftsplanen, og dermed større incentiv til å følge den.
Les også: Fikk E i programmering. Nå lager hun IT-løsninger for byggebransjen
Stort potensiale
Haugesund fengsel er ikke et enkelttilfelle. Om all offentlig virksomhet klarte å øke egen effektivitet med én prosent, ville kapasitet tilsvarende 9000 årsverk ha blitt frigjort.
Gevinsten ville samlet utgjøre cirka fem milliarder kroner per år, viser tall fra Lean Communications.
I «Den store Lean-undersøkelsen 2014», kommer det frem at seks av ti medarbeidere i det offentlige mener det brukes tid på produksjon som ikke har noen reell verdi.
To av tre mener virksomheten de jobber i ikke har optimalisert egne produksjonsprosesser, og over halvparten mener det brukes mye unødvendig tid på venting.
Syv av ti mener egen bedrift ikke har optimalisert arbeidsprosessene, og ni av ti mener bedriften kan oppnå resultatforbedring ved å satse systematisk på forbedringsarbeid.
– Det viser at de som jobber i disse bedriftene er mer enn klar over at det er mulig å gjøre ting mer effektivt. Likevel er det få som gjør noe med det, sier faglig leder i Lean Communications Jørn-Egil Tøien, som bistod arbeidet i Haugesund fengsel som rådgiver.
Les også: Bygger verdens høyeste skyskraper med 80.000 tonn stål
Bransjekulturen
Tøien sier problemene ved normal metode i byggebransjen er at bransjen er alt for utålmodig.
– I et tradisjonelt byggeprosjekt settes arbeidet i gang alt for tidlig. Det brukes for lite tid på planlegging, noe som gjerne fører til unødvendig bruk av både tid og ressurser, sier han.
Noe av det viktigste med lean, mener Tøien er arbeidernes eierskap til det de jobber med.
– I et tradisjonelt prosjekt er alle opptatt av seg selv, og sin oppgave. Ved å skape et felles eierskap i prosjektet hos alle de involverte får man et helt annet samarbeid, og en tydeligere ansvarliggjøring om noe går galt, sier han.
Hvorfor metoden ikke er en standard i bransjen, har han derimot ikke noe svar på.
– Det er ikke godt å si. Det skyldes nok mye kulturen i bransjen. Folk vil gjøre ting sånn som de alltid har gjort det. Som er merkelig, for når vi først lærer opp ansatte i bedrifter til hvordan de bruker lean, møter vi aldri motstand, men får derimot kun gode tilbakemeldinger, sier han.
I gang med nytt prosjekt
Kun få måneder etter ferdigstillingen av Haugesund fengsel, er Statsbygg i gang med et nytt lean-prosjekt.
– Vi ser at metoden egner seg særdeles godt til denne type prosjekter, og setter i gang med nytt tredages kurs for opplæring av de som skal oppgradere Arendal fengsel, forteller Øgård.
Som legger til at fengselsceller, der akkurat det samme arbeidet skal gjøres i en rekke celler, er ideelt for lean.
Les også:
Offentlig-privat samarbeid gjorde svømmeanlegget fire ganger så stort
