Politidirektoratet har opprettet to nye avdelinger for å få skikk på utviklingen av it-systemene i etaten.
Friske valg når det gjelder navn på enhetene viser seg å skape trøbbel for it-systemet som håndterer dokumentene i politiet.
Politiets data- og materielltjeneste (PDMT) er erstattet av to nye enheter som er døpt IKT@politiet og Fellestjenester@politiet.
De skal konsenterer seg om henholdsvis it og øvrige leveranser av materiell og tjenester.
Kode-kollisjon
Nå viser det seg at tegnet @, som uttales krøllalfa, mindre korrekt alfakrøll eller på engelsk at/"ætt", byr på trøbbel med kodingen i sak- og arkivsystemet Doculive fra Software Innovation.
Dette er et utbredt dokumenthåndteringssystem, eller ECM-løsning, i offentlig sektor.
All offentlig korrespondanse skal publiseres i en elektronisk postjournal. I hovedsak er det snakk om Offentlig elektronisk postjournal, OEP.
Doculive har funksjoner for journalføring av korrespondanse. Her er en standard-kode å taste @ i tittelfeltet i journalen for å skjerme sensitiv informasjon fra offentlig innsyn.
Det fører til at alle brev som har IKT@politiet eller Fellestjenester@politiet i tittelen vil ha ufullstendig ordlyd.
Les også: Nav stanser IT-prosjekt til 3,3 milliarder
Regelbrudd
Det strider mot de formelle kravene til journalføring.
I statens veiledning heter det at dokumenter som føres inn i journalen skal inneholde
- journalføringsdato
- dokumentets dato
- saks- og dokumentnummer
- sender og/eller mottaker
- opplysning om sak, innhold eller emne
- kontaktpunkt
- arkivkode
Tittelfeltet inneholder normalt informasjon om hva saken handler om.
Hvis det samtidig inneholder navnet på de to nye enhetene, vil kode-fenomenet føre til at pliktig informasjon ikke blir synlig.
Må droppe @ i tittel
Teknisk Ukeblad har fått informasjon om fenomenet fra brukere av den aktuelle ECM-løsningen i politiet.
Og it-direktør Cato Rindal hos Politidirektoratet (POD) bekrefter forholdet.
– Vi er kjent med at det å ha krøllalfa i navnet skaper problemer i vårt sak- og arkivsystem, sier han.
I første omgang omgås problemet med å unngå å bruke dette tegnet i tittelfeltet.
– Men vi skal finne en løsning på dette, og jeg forventer at vår tjenesteleverandør IKT@politiet, sammen med leverandøren av det aktuelle systemet løser dette, sier Rindal til Teknisk Ukeblad.
Les også: Terje laget regne-app som ingen forstod
Krøll bestemt av staten
Leverandøren er Software Innovation.
– Vi har så langt ikke fått en anmodning om å bistå i denne konkrete saken, sier avdelingsleder Erik Tørresby ved Doculive-enheten i selskapet.
Han forklarer at Riksarkivet har valgt @ som en standard kode for å skjerme opplysninger i tittelfeltet.
– Vi må diskutere med politiet for å finne mulige løsninger på dette, sier Tørresby.
Konkurranse
It-direktør Rindal forklarer hvordan POD endte opp med de nye navnene.
– Vi avholdt en navnekonkurranse i det tidligere PDMT. For ikt-enheten fikk vi inn 75 ulike forslag. Vi endte opp med disse etter en siste runde hos både Politidirektøren og de tillitsvalgte, sier Rindal.
Meningen er å få frem hvilke oppgaver de to enhetene spisses mot. Og ikke minst hvem de er til for, altså hele politiet over hele landet.
– Samtidig vil vil få frem at dette representerer noe annerledes og nytt, ikke en videreføring av tidligere PDMT, påpeker han.
Les også:
Her er den nye it-styrken i politiet
Telenor tar opp konkurransen med Skype
Nå kommer Visas Paypal-konkurrent
