Offentlige IT-prosjekter sliter med å komme i mål. Direktoratet for fornying og IKT (Difi) og Senter for statlig økonomistyring (SSØ) har fått i oppdrag av regjeringen å gjøre noe med det.
Målet er å få til et nettbasert verktøy kalt Prosjektveiviseren, som skal gi bedre samordning og styring av IT-prosjekter i stat og kommune.
Med denne portalen som en møteplass skal etatene samordne sine prosjekter, utveksle erfaringer og få veiledning om sunn prosjekthåndtering.
500 hoder
Nå er Dataforeningen bedt om å hjelpe til, og organisasjonen skal bidra med kompetanse fra sine medlemmer.
Dermed har staten fått tilgang til mellom 450 og 500 medlemmer, som er IT-ansatte fra et 30-talls fagmiljøer over hele landet – helt gratis.
– Vi skal hjelpe til med å bygge opp Prosjektveiviseren. I praksis er det snakk om at våre fagpersoner kan kvalitetssikre de ulike delene av portalen etter hvert som den settes sammen, sier markedsdirektør Edgar Valdmanis hos Dataforeningen.
Ildsjeler
– Og disse deltar med sin arbeidskraft og kompetanse uten betaling. Hvorfor det?
– De hjelper til rett og slett fordi de ivrer etter å bidra i dette arbeidet. Vi har sendt en invitasjon til medlemmene, og flere ildsjeler ønsker å delta. Noen skal hjelpe til noen minutter, mens andre må være med i opp til noen dager, sier Valdmanis.
Verdifullt
Hos Difi har direktør Hans Christian Holte slett ikke noe imot å få bistand uten å motta en faktura.
– Den kompetansen som de ulike faggruppene i Dataforeningen sitter på vil være verdifull i utviklingen av Prosjektveiviseren, sier han til Teknisk Ukeblad.
I tillegg skal flere offentlige aktører bidra med sine erfaringer, blant annet Skatteetaten, KS og Oslo kommune.
– Stopp mislykkede prosjekt
IT-prosjekter på ville veier bør stoppes for å hindre ytterligere sløsing med skattekroner.
Det var ett av rådene som Difi og SSØ fikk i et møte med Dataforeningens medlemmer nylig. Partene kom sammen for å drøfte hvordan nettportalen Prosjektveiviseren kan fungere best mulig.
I praksis er det snakk om å etablere en møteplass på nettet, som skal føre til økt samarbeid mellom de ulike statlige og kommunale prosjektene og deres prosjektledere.
De jobber sjelden med slike oppgaver og må ofte lære seg det meste fra bunnen av.
– Her kan de hente informasjon og få en kanal til oss som veiledere. SSØ hjelper til med økonomistyring, Difi med arkitektur og Finansdepartementet med prosjekteringskravene, forklarer Difi-direktør Hans Christian Holte.
Tabbene
Utgangspunktet er rapporten «Bedre samordning og styring av store og/eller strategiske IKT-prosjekter i staten», laget for Fornyingsdepartementet og som avdekker store mangler ved de offentlige prosjektene:
- Mange prosjekter går i parallell uten å være koordinert
- Manglende kompetanse
- For ambisiøse mål
- Svake kost/-nyttevurderinger og lite planlegging av gevinstrealisering
- For lite strategisk planlegging
- Mangelfulle analyser av usikkerhet og risiko
- For dårlig forankring i forkant av budsjettprosess og iverksetting av tiltaket
Gjenbruk
Difi styrer portalprosjektet, og hensikten er å gi offentlige prosjektledere tilgang til formelle krav, erfaringer fra lignende prosjekter og tilgang til nyttige verktøy og dokumenter fra tidligere arbeid.
– Gjenbruk er et vesentlig poeng. Du skal ikke bygge alt på nytt hver gang, poengterer Holte.
Spark sjefen
På dette første møtet med Dataforeningens medlemmer kom det i første omgang innspill til hvilke grep som bør tas for å hindre flere IT-tabber.
- Det handler om å stoppe prosjekter som er på feil kurs og uten utsikter til å høste gevinster.
- Noen ganger bør prosjektlederen byttes ut hvis han eller hun ikke duger. Her er det offentlige for forsiktige med å gripe inn.
- Start tidlig med å hente ut gevinster. Skal et IT-prosjekt frigjøre 100 årsverk, bør man begynne nedbemanningen snarest mulig mens prosjektet pågår.
