– Vi har utstyret til å holde alle styremøter på videokonferanse, men det tillater ikke aksjeloven. Det er ute et høringsutkast for innføring av elektroniske møter i allmennaksjeselskaper, men ikke tilsvarende for vanlige aksjeselskaper. Det er jo helt steinalder, sier administrerende direktør Jørgen Myrland hos Cisco Norge AS til Teknisk Ukeblad.
Kritikken kommer ikke fra en pusling. Cisco Systems med base i California har slått seg opp på produksjon og salg av teknologi og tjenester innen nettverk og kommunikasjon og har 55.000 ansatte på lønningslisten.
Elektronisk
Allmennaksjeloven er under revidering. Her foreslår Justisdepartementet blant annet at allmennaksjeselskaper (ASA) skal få avholde generalforsamling i form av elektronisk møte.
Det vil i praksis si videokonferanse. Det legges også opp til nettpublisering av generalforsamlingens innkalling og dokumenter for å slippe store fysiske utsendelser med post.
Tanken er at ASA-er har mange og spredte eiere, som skal kunne delta på generalforsamlingen uansett fysisk avstand. Aksjeselskap, AS, er ikke omfattet av endringsforslaget, noe Myrland reagerer sterkt på.
– Det er jo helt ubegripelig at myndighetene har glemt aksjeselskapene, som utgjør den største andelen selskaper her i landet, mener Myrland.
Han mener at lovendringen bør utvides til å gjelde alle selskapenes styremøter og generalforsamlingen.
Jorda rundt
Styret i Cisco Norge er en formalitet fra å oppfylle lovkravet. Styremedlemmene er medarbeidere andre steder i konsernet, og norsk lov krever at de reiser jorda rundt for å møte i styremøter.
Nå har selskapets egen videomøteteknologi Telepresence utviklet seg såpass at styremøtene i praksis kan holdes uten at medlemmene bør flytte på seg.
– Vi har satset på en slik løsning, men får ikke lov å bruke den. Da lovutkastet kom på høring, tok jeg kontakt med departementet for å sjekke formalitetene. Vi fikk klart svar om at styremøtet som behandler årsregnskap og årsberetning over videolink ikke er tillatt. Da viste det seg umulig for oss å kalle inn til fysisk styremøte i Norge til å behandle årsregnskapet i tide. Vi endte derfor opp med en bot på 15.000 kroner for å ha levert årsregnskap for sent. Det er jo helt galskap, sier Myrland.
Krise
– Vi har selv innført stopp for alle interne reiser i kjølvannet av finanskrisen, men i denne sammenheng tillater ikke loven oss å verne om verken økonomi eller miljø, mener han.
Myrland har bedt bransjeorganisasjonene Abelia og IKT Norge om bistand til lobbyvirksomhet.
– Dette gjelder langt flere selskaper enn vårt. Spesielt de globale aksjeselskapene generer tradisjonelt mye reising, men her har vi muligheten til å redusere dette kraftig, sier Myrland.
Ciscos eget mål var 20 prosent reduksjon i reisekostnadene ved innføring av videomøter. Fasiten viser en besparelse på 40 prosent - uten styremøtene.
Legger press på staten
IKT Norge kritiserer regjeringen for å tenke, men ikke handle.
– Vi ser en positiv holdning, der regjeringen satser på utbredt bruk av videomøter i det offentlige. Og selv Justisdepartementet er jo med i en tverrdepartemental gruppe som ser på hvilke muligheter teknologien gir. Men lenger opp i ”verdikjeden” stopper det opp. Man får ikke til en helhetlig politikk på bruk av informasjonsteknologi, sier prosjektleder Benedicte Fasmer Waaler.
Tyngde
Hun leder Grønn IT-prosjektet i regi av IKT Norge, som legger sin tyngde inn mot departementets lovarbeid.
– Vi har levert en høringsuttalelse til endringene i aksjeloven, der vi anbefaler å utvide bruken av videomøter, sier prosjektlederen til Teknisk Ukeblad.
Utrygge
Waaler tror en åpning for allmennaksjeselskapene bare er en begynnelse.
– Jeg tror departementet vil utvide bruksområdet etter hvert som man blir trygge på teknologiene, sier hun.
– Vurderer ikke dette nå
Justisdepartementet vil ikke tillate videomøter for styrets behandling av årsregnskap og årsberetning med det første.
– Loven er i dag klar på at styret kan møtes uten at medlemmene fysisk kommer sammen, med ett unntak, og det er ved behandling av årsregnskap og årsberetning. Og for tiden vurderer vi ikke å endre disse reglene, sier statssekretær Astri Aas-Hansen (Ap).
– Regjeringens strategi er å inspirere til bruk av teknologi for å redusere utslipp av klimagasser. Hvordan vil dere vurdere lovendringer i lys av dette?
– Det er naturlig å se en utvikling i lys av den strategien. Da er det naturlig å høre hva Fornyingsdepartementet måtte ha av konkrete oppfatninger. Men nå skal vi i første rekke gjøre ferdig arbeidet med endringene i allmennaksjeloven før det kan bli aktuelt å se på aksjeloven, svarer statssekretæren.
– Og jeg syns jo at dagens regler allerede legger til rette for redusert reisevirksomhet. De tillater videomøter for styret i alle andre sammenhenger enn ved behandling av årsregnskapet, sier Aas-Hansen.
