Mandag skal Politiet drøfte hvordan man skal løse problemet med at navnene på to nye spesialenheter skaper trøbbel for å publisere korrespondanse i offentlig postjournal.
1. mars splittes Politiets data- og materielltjeneste (PDMT) i enhetene IKT@politiet og Fellestjenester@politiet.
I etterkant viser det seg at sak- og arkivsystemet Doculive fra Software Innovation bruker krøllalfa som en kode for å sladde tekst i tittelfeltet på dokumenter som er unntatt offentlighet.
Dermed er det en konflikt mellom enhetenes navn og kodingen ved at deler av titlene sladdes uten grunn.
Det er brudd på reglene for journalføring.
– Ikke vår skyld
Software Innovation viste til at det var Riksarkivet som pålegger etatene en slik kode.
Riksarkivet tilbakeviser dette.
– Dette er ikke et valg Riksarkivet har gjort, men den enkelte leverandør, skriver seniorrådgiver Geir Ivar Tungesvik i en e-post som svar på spørsmål fra Teknisk Ukeblad.
Da reglene om skjerming kom, i den såkalte Noark 4-standarden, het det at det skal være mulig å skjerme tekst fra innsyn, men det ble ikke stilt krav til bruk av konkrete tegn.
– I gjeldende Noark-standard står det at ord som skal skjermes i offentlig journal kan erstattes med *****, skriver Tungesvik. Altså stjernetegn for å sladde tekst.
– Hvilke muligheter er det for å løse dette?
– Jeg regner med at dette best løses av Software Innovation og Politidirektoratet sammen, mener han.
Les også: 5 spådommer om hvordan teknologi vil endre livene våre
Tidsreise
På forespørsel fra Teknisk Ukeblad har Software Innovation sjekket saken en gang til.
Leder av Doculive-enheten Erik Tørresby må tilbake til 90-tallet for å finne svaret.
– Vi har sjekket, og det er korrekt at det ikke står i Noark 4-standarden. Dette er funksjonalitet som har ligget i Doculive-løsningen siden 90-tallet og kan være et valg vi gjorde som leverandør den gang, melder avdelingslederen.
Den permanente løsningen kan ligge i å oppgradere løsningen.
– I vår nye versjon Public 360° gjør vi det på en annen måte. For dokumenter og saker som skal unntas offentlighet kan man etablere en avskjermet tittel i egne felt og dermed unngå krøllalfa som skilletegn, forklarer Tørresby.
- Dropp navnene
Han mener imidlertid at problemet kan unngås ved å holde seg unna IKT@politiet og Fellestjenester@politiet i tittelfeltet.
– Det finnes egne felt for avsender, mottaker og kopimottakere, og vi antar det er sjelden man registrerer organisasjonsnavn i tittel, påpeker han i en e-post til Teknisk Ukeblad.
Hos Politidirektoratet kan it-direktør Cato Rindal foreløpig ikke svare på om det er aktuelt å oppgradere eller ei.
I første omgang skal etaten ha en gjennomgang av status på mandag.
Les også:
Tele 2 stopper utbyggingen av mobilnettet
