Statens vegvesen har vært preget av alt annet enn ryddige forhold på it-siden de siste årene.
Sammen med Evry har etaten brukt regneark til å få orden i sysakene.
Med stadig flere prosjekter har det dukket opp stadig flere programvareløsninger (eller applikasjoner) som skal holdes vedlike.
Problemene nådde toppen i 2010, der ingen hadde oversikt. Den som ropte høyest kom først i køen for å få fikset sine oppgraderingsbehov.
Tre års ventetid
Årsakene var flere:
Det viste seg å være mest effektivt der og da å la fagfolkene benytte de applikasjonene de kjente best fra før når de tok fatt på et prosjekt. Det har ført til mye overlapp av funksjoner og systemer som ikke snakker sammen.
Et mylder av flere hundre applikasjoner forårsaket en ekstrem såkalt teknisk gjeld, med opp til tre års ventetid på vedlikehold.
Og før sentraliseringen av Vegvesenet var it-oppgavene fordelt på de geografiske regionene, som applikasjonsdrift og brukerstøtte. Det ga alt annet enn ryddige forhold.
Les også: It-sjefene orker ikke mer printertrøbbel og glemte passord
Teknisk gjeld
Dermed satt etaten med uoversiktlig organisering som gjorde det vanskelig å styre ressursene.
Anne-Cecilie Riiser har i oppgave å rydde opp. Hun er avdelingsdirektør for forvaltning og videreutvikling med ansvar for 90 medarbeidere som sørger for oppgraderinger og annet vedlikehold av de mange applikasjonene rundt om i etaten.
På tampen av 2011 hyret hun to konsulenter fra Evry til å gi starthjelp.
– Vi tok rett og slett tak i det regnearket som Riiser selv hadde startet med for å skaffe seg en oversikt over systemer og vedlikeholdsbehov, sier Per Solvang, såkalt principal hos Evry. Med andre ord en ganske så erfaren it-fikser.
Roadmap
Snart viste det seg at dette velprøvde verktøyet var det som skulle til for å fjerne it-kaoset.
– Hvert fagfelt i Vegvesenet har utarbeidet en roadmap, et veikart, for sine it-systemer. Dette er en plan for hvilke applikasjoner som trenger hva slags tilsyn innen hvilken frist. Vi samler disse veikartene i et overordnet exceldokument, forklarer Riiser.
– Mye av jobben har vært å snakke med de menneskene som har ansvaret for de enkelte systemene. Vi snakker om 80 mennesker som har måttet lære seg å jobbe på nye måter, og det har ikke vært problemfritt, sier sjefskonsulent Christian Nygaard hos Evry.
Les også: 4 teknologier som vil forandre livene våre kraftig
Lønnsomme kamerater
Inspirert av fire musikalske karer med gitar har de to fått tilnavnet «Excel-Kameratene» på huset, etter å ha tråkket i gangene hos Vegvesenet på heltid i perioder.
Han og Solvang har kostet Statens vegvesen rundt 1,5 millioner kroner i honorarer over fire måneder på å sette opp disse ganske så avanserte regnearkene.
– Dette fikk jeg tilbake allerede den første uken - i alle fall den første måneden etter at folk hadde tatt det i bruk, sier Riiser til Teknisk Ukeblad.
Grunnen til at etaten sparer penger er at man har fått kontroll med ressursene som brukes på vedlikeholdskostnadene på informasjonsteknologi.
– Vedlikehold står for 80 prosent av kostnadene til et it-system i løpet av levetiden. Derfor har det stor verdi å ha styr på dette, forklarer Solvang.
Les også: Vegvesenets nye datasystem 300 millioner dyrere
Rødt lys
Oppskriften er egentlig enkel:
Hver systemeier på de ulike fagområdene i etaten må hele tiden holde seg oppdatert på behovet for it-ressursene de kommer til å trenge. Når de fyller inn dette i sin del av excel-løsningen, genereres det en overordnet oversikt for Riiser & co.
Da kan hennes folk bli varslet tidlig og får armsleng til å planlegge hva slags kompetanse som skal brukes på hvilke oppdrag, og ting blir gjort i henhold til en timeplan.
– Dette er ferskvare. Hvis en oversikt ikke er oppdatert på en måned, varsles det med rødt lys på datolinjen, sier Riiser.
Erfaringen så langt er at systemforvalterne på hvert fagområde følger opp og bruker excel-løsningen. Og ryddesjauen har ført til en dobling av leveringskapasiteten på oppgraderinger.
Stortinget vil lære
Neste skritt er å ta en tilsvarende ryddesjau i de mange applikasjonene.
Målet er blant annet å få skilt ut dobbeltdekning og skape en oversikt over hvilke løsninger som faktisk bidrar til det arbeidet som skal gjøres.
Verken Evry eller Statens vegvesen eier metoden som er brukt. Derfor er enkelt å dele den med andre virksomheter med tilsvarende behov. Og Anne-Cecilie Riiser har allerede fått en forespørsel fra Stortinget.
Les også:
Skoler har ikke lov til å totalforby mobiltelefoner
