Dette møterom-bordet skal alene gi billigere og mer produktive møter

I et anonymt lagerbygg like ved Ryen i Oslo står Øyvind Jacobsen, Borgar Kristiansen og Odd Martinsen lent over det de tror og håper kan bli redningen til en frustrasjon som yrer i norske og europeiske bedrifter. 

Det kan virke banalt, men om alt går etter planen vil dette møtebordet lede til mer effektive møter. For som en totaldistributør av møteromsutstyr og AV-infrastruktur vet de én ting med sikkerhet: Folk flest synes ikke bedriftens møterom fungerer særlig godt. Selv om møter er essensielt for en bedrift tar de tid, og selv banale ting som en skjermkabel kan lede til frustrasjon og ineffektiv tidsbruk.

I to år har selskapet lagt ned mange dugnadstimer, reist landet rundt med prototyper, testet, designet og testet igjen for å lage løsningen de nå står foran: avenue5. Det er langt mer enn møteromsbord, for designen, teknologien og funksjonene som ligger i det kan bli redningen til bedrifters møtevirksomhet.

Du bare kobler det til strøm og nettverk, så har du et komplett møterom. Besparelsene kan bli enorme.

 – Vi ønsker å lage en løsning som kan hjelpe hele bransjen, sier Øyvind Jacobsen. Sammen med Borgar og Odd har han tilbragt mange timer på lageret for å pusse, male, koble og forbedre prototypen.  

Ulike leverandører gir mindre stabile løsninger

Siden Leteng nettopp er distributør av møteromsutstyr, ser de en stor bredde av bransjen hver dag. Konsensusen de møter er ofte den samme: Både Leteng, bransjen og brukerne selv opplever at veldig mange møterom ikke fungerer.

– Vi begynte å analyse problemet, og skjønte at det handlet om to ting. At brukerterskelen ofte var unødvendig høy, og at enkeltkomponenter som oftest kommer fra mange forskjellige leverandører. Det gjør at ingen egentlig har kontroll over helheten, sier Øyvind Jacobsen, markedssjef i Leteng.

Et typisk problem som oppstår som følge av at alle komponentene kommer fra forskjellige leverandører, er for eksempel at TV-en i rommet slutter å fungere som følge av en ny oppdatering til switchen. Og siden de to komponentene kommer fra forskjellige hold, tar det mer tid å rette problemet.

– Vi satt oss derfor som mål at vi skulle finne en måte å serieprodusere et komplett møterom, noe ingen andre egentlig gjør i dag, sier Jacobsen.

Hovedmålet for «det komplette møterommet» var enkelt; det skulle fjerne følelsen av at møterommet ikke fungerer, samtidig som brukergrensesnittet skal være såre enkelt. 

– Dette vil i praksis sørge for at oppetiden er vesentlig høyere. Fordi rommet faktisk brukes når ingen er redd for å bruke det, og fordi det skal være uten konkrete feil. Vi skal ikke være høye i hatten og si at løsningen blir 100 prosent problemfri, men vi har bygget løsningen slik at det går ekstremt raskt å løse feil, forteller Odd Martinsen, daglig leder i Leteng.

Potensialet for innsparinger er enormt. Både fordi det komplette møterommet er såre enkelt å installere, og fordi det trolig kan øke produktiviteten.

Testet av Norges største, og minste

Så hvordan ser trioen for seg at avenue5 skal løse denne utfordringen? Gjennom smart bruk av moderne teknologi for samhandling, enkelhet og grundig testing.

Prototypen vi står foran er resultatet av en to år lang inkubasjon. Borgar og Øyvind kjørte selv den første prototypen på turné fra Trømsø, langs hele kysten via vest- og sørlandet og tilbake til Oslo. Underveis stoppet de og hos alle forhandlerne for å finne ut hva et slikt møtebord må inneholde, hvor stort det må være, hva det må koste og mer. Prototypen gikk så gjennom en serie av nye utviklinger.

Ett av de viktigste momentene de har jobbet med, er designen. Et normalt møtebord har en brønn i midten, med masse kabler og ladere som strekker seg på tvers av bordet ut fra denne. avenue5 skal være helt fritt for kabler, selv i bruk.

– Vi har én HDMI-kabel, men bildesignalet kan gå trådløst med Kramers Via-løsning, som er bygget inn i bordet. Og så har vi plassert strømkontaktene i siden av bordet, slik at ledningene ikke trenger å gå opp på bordet. Dette grepet kan virke enkelt, men det tok mye tid å finne de mest optimale plasseringene, forteller Jacobsen, og støttes av sjefen:

– Møteromsbordet skal være innbydende, samtidig som det er selvinstruerende. Vi har en solid tro at noe så enkelt som dette vil løse mange problemer for sluttbrukerne, sier Martinsen.

Det nyeste av teknologi

At avenue5 er et komplett møterom er mulig fordi skjerm, nettverk og samhandlingsteknologi er bygget inn i bordet. Du bare kobler det til strøm og nettverk, og vips har du et komplett møterom. 

I bunn av det hele ligger møteroms PC-en Kramer Via. På denne skal du installere alle tenkelige programmer, og samhandle i disse. Det betyr at samtlige deltakere, fra sin egen maskin, nettbrett eller telefon, kan redigere det samme Word-dokumentet eller CAD-tegning, samtidig som de diskuterer, tegner og endrer. I tillegg har Via innebygget fildeling, videokonferanse, whiteboard og mye, mye mer.

– Det gir mer effektive og produktive møter. Når du forlater møtet er jobben gjort, du går ikke ut av møtet og så starter jobben, sier Martinsen

For en bedrift er det flere solide økonomiske potensial her. For det første er dette møterommet såre enkelt å installere. Tradisjonelt har et møterom krevd at en arkitekt, AV-teknikker, IT-teknikker og elektriker jobber sammen om ett og ett rom.

– Tanken er at installatøren kan levere 4-5 møterom på én dag, ikke 2 dager per rom som er typisk i dag. Samtidig er det veldig lett å bygge om kontorlokalet, fordi det i praksis bare er å løfte opp bordet og flytte det for å få møterommet på et nytt sted, sier Jacobsen. 

Veien mot det perfekte møterommet

avenue5-prototypen vi sitter ved ferdigutvikles i disse dager. Eggs Design er hyret inn for industridesignen, Bosvik AS i Risør til produksjon, mens Leteng AS selv jobber med å finpusse teknikken. Målet er enkelt, å lage det perfekte møterommet som elskes av brukerne.

– Det er kun det vi vil. At nordmenn skal bli direkte fornøyd med møter, sier Jacobsen, før Martinsen runder av: 

– Samtidig er jo vi litt stolte av at dette er laget av vårt lille team er i Norge. Det er norsk design, norske materialer og norsk produksjon. Vi prøver også å få inn så mange norske leverandører av teknikken som mulig, sier han.