Her er nyttårsforsettet du garantert vil klare å holde
Gå inn i 2019 med orden på kontraktene.
Kaffe- og strømavtaler, ansattes mobilabonnementer, kundeavtaler, leiekontrakter; Å ha oversikt over økonomien er en av bedriftens viktigste oppgaver, men prosessen kan være krevende. I en hektisk hverdag er det fort gjort å glemme å fornye, avslutte eller reforhandle avtaler i tide. Nyinngåtte kontrakter finner fort veien nedover i innboksen eller bli litt for komfortable i permen sin bakerst i skapet. Det velkjente skippertaket fremtrer år etter år og dette kan koste bedriften dyrt.
Fikk oversikt med egen app
For en tid siden bestemte Konica Minolta seg for å få orden i kontraktene sine en gang for alle. De hadde sett seg lei på det rotete arkivsystemet som bestod av et stort skap fullt av permer med alskens avtaler i. ITS direktør Thomas Grønli ble satt på saken, og sammen med ledergruppen i Konica Minolta utviklet han en app som løsning på problemet.
Appen ligger i Konica Minoltas egne skytjeneste, som også ble laget i forbindelse med den digitale kontraktsforvaltningen. Tjenesten har hatt full oppetid siden lansering, og i dag har ikke økonomidirektøren en eneste papirkontrakt å forholde seg til.
– Vi har sett at det er mange som ikke har kontroll på kontraktene sine. Det merket vi også selv før vi digitaliserte vår prosess. Man har permer på permer med kontrakter, serviceavtaler, strømavtaler, renholdsavtaler og mer. Det er mye å holde styr på, og det er uunnværlig med et godt system i bunn om man skal ha oversikt over bedriftens avtaler og når de løper ut, Grønlie.
Skytjenesten er GDPR kompatibel og er bygget på Microsoft, som er ledende markedsleverandør av skytjenester.
– Systemet er også integrert i bedriftens miljø ved at det er koblet opp mot Office-pakken. Det er lett å dra kontraktene rett inn i systemet, enten gjennom e-post eller Word. På den måten er det en fullintegrert dokumentløsning, som man har tilgjengelig på mobil eller data hvor enn man befinner seg, forklarer Grønlie.
Påminnelse før kontrakten utløper
Når man lagrer leverandør- og kundeavtaler i dag kan de fort forsvinne i fellesområder eller delte elektroniske mapper. Da kan man miste oversikt over når de ulike avtalene går ut.
– En utfordring for mange er at kontrakter eller annen viktig data knyttet til kontraktene kan bli borte, eller være lagret på et usikkert område. Om kontraktene ligger på de forskjellige ansattes e-postmapper, kan de lett forsvinne eller bli vanskelig å spore opp når du plutselig trenger dem, sier Grønlie.
Det er akkurat som å legge inn en hendelse i kalenderen, men her kommer påminnelsen på mail med direkte link til kontrakten
– Thomas Grønlie, ITS direktør Konica Minolta
Med Konica Minoltas Digitale Kontraktsforvaltning er det mulig å legge inn en påminnelse i systemet. Dersom du har en kontrakt som utløper i desember 2019, kan du legge inn en påminnelse for november samme året.
– Det er akkurat som når du legger inn en hendelse på kalenderen din. Denne påminnelsen kommer på mail, og da med en link til kontrakten. Når du trykker på linken blir du tatt direkte til dokumentet i det digitale arkivet, sier han.
Kontrakten i fokus
– Dette startet jo med at vi ville få orden på vårt eget "rot". Vi fikk tilbud om forskjellige løsninger, men fant ut at hvis vi lagde vår helt egen, ville våre dårlige opplevelser med kontraktsforvaltning brukes som en fordel, sier Grønlie.
Som med de fleste tjenester som blir til som følge av løsningen på et spesifikt problem, dekker denne skytjenesten de riktige behovene. Som en bedrift som går i bresjen for å levere kunden digitaliserte tjenester av høy kvalitet, mener Grønlie at Konica Minoltas digitale kontraktsforvaltning at tjenesten i dag trefferen spikeren på hodet.
– Dette er en ut-av-boksen-tjeneste du kan bruke med en gang den er installert. Det tar ikke mer enn en dag med tilskruing og opplæring før det er hundre prosent oppe og kjører, forteller han.
I motsetning til andre tjenester i samme sjanger, er denne laget med kontrakten i fokus, og ikke skytjenesten. Grensesnittet er derfor svært brukervennlig og gjør det lett å håndtere dokumentene.
– Hvis du ønsker å legge inn gamle kontrakter i skytjenesten, er det dette som blir jobben i begynnelsen – men det kommer jo an på hvor mange dokumenter du har, sier Grønlie.
Med Konica Minoltas digitale kontraktsforvaltning kan du gå inn i 2019 med full oversikt over kontraktene dine – og holde det sånn.
– Så må du bare huske å legge inn denne avtalen i skyen også, smiler Grønlie.
