Disse standardene må du se etter om du skal unngå å bli lurt
I takt med økende globalisering, stadig voksende handel på tvers av landegrensene, nye krav og forventninger til arbeidshverdagen, øker antall utfordringer knyttet til dette.
Derfor trengs det standarder mer enn noen gang. Oppskrifter og regler for hvordan produkter lages, hvordan arbeidet gjennomføres, hvordan de ansatte ivaretas. Dette er sikkerhetsnettet som sørger for at en norsk bedrift kan kommunisere med en bedrift på andre siden av jordkloden, og være sikker på at de oppfyller de samme kravene. Samtidig har sertifiserte bedrifter ofte et konkurransefortrinn i kampen om nye kunder.
Viktig verktøy for bedrifter som vil realisere sin strategi
– Vi ser en klar trend blant våre største kunder at de velger å sertifisere seg for stadig flere standarder. Bedriftsledere møter økende krav og forventninger fra sine kunder. De må kunne dokumentere at bedriften har gode rutiner for produksjon og HMS, at de ivaretar miljøet og at de har gode rutiner for å sikre sensitive og forretningskritiske kundedata. I global konkurranse kan det dukke opp spørsmål om hvordan bedriften jobber med anti-korrupsjon.
– Alt dette kan sertifiseres av oss, og alt kan integreres i kundens eksisterende ledelsessystem. Dette sikrer igjen at hele bedriften drar i samme retning, sier Jørn Are Granerud, daglig leder for sertifisering hos Kiwa.
– Det har vært en stor utvikling i standardene og hvordan bedrifter bruker dem. Da vi startet opp med sertifisering på 80-tallet, var det ikke uvanlig at kvalitetssystemet var et sett med permer som bare ble åpnet når bedriften ventet besøk fra revisor. I dag har standardene endret rolle til å bli viktige ledelsesverktøy. Ledelsessystemet er skreddersydd for å bidra til at den sertifiserte bedriften når sine økonomiske mål og realiserer sin strategi, forteller Harald Schjølberg, revisjonsleder i Kiwa.
For ikke lenge siden valgte den internasjonale standardiseringsorganisasjonen, ISO, å bygge om alle standardene slik at de fikk en felles oppbygging. Dette gjør det enklere å bruke standardene om hverandre, og det er primært særkravene som gjelder for hver enkelt standard som skiller dem fra hverandre.
– At standardene nå har en felles oppbygging gjør det enklere å bevege seg mellom de ulike fagområdene og integrere nye standarder i ledelsessystemet til bedriften. Det snakkes mye om integrerte ledelsessystemer. Dette er et begrep som har dukket opp for å forklare hvordan ulike standarder spiller sammen for at en bedrift skal nå sine mål. I stedet for en silo-tankegang, der kvalitetssjefen jobber med kvalitet, miljøsjefen med miljø og HR-direktøren jobber med HMS, koordineres innsatsen på tvers av fagfeltene for å nå ett felles mål; nemlig å forbedre hele organisasjonen, sier Granerud.
En standard for ethvert behov
ISO 9001, standarden for kvalitetsledelse, er selve flaggskipet. Den er anerkjent i hele verden, og bare i Norge er det mer enn 2000 sertifiserte bedrifter. I takt med den teknologiske utviklingen har behovet for nye, mer spissede standarder vokst frem, og i dag foreligger det sertifiseringer for en lang rekke områder som er relevante for at en bedrift skal nå sine mål.
De to nyeste standardene, ISO 45001 for arbeidsmiljø, og ISO 37001 for antikorrupsjon, er noe Harald Schjølberg helt klart vil fremheve som viktige skritt, som vil sørge for en bedre hverdag for arbeidstakere.
– ISO 37001 vil være viktig for å hjelpe bedrifter og offentlige virksomheter til å ta styring og forhindre korrupsjon. Det skjer ved å informere, jobbe med ansatte i utsatte posisjoner og sørge for at ledelsen tar en aktiv rolle for å forhindre uheldige episoder, forteller Schjølberg.
– ISO 45001 er et viktig steg videre for å få fokus på interne verdier og arbeidsmiljø. Vi har hatt god lovgivning på dette i Norge, men nå har vi en standard som er lik for hele verden. Det er viktig når man konkurrerer med bedrifter internasjonalt og som kanskje ikke har fulgt de samme kravene tidligere. Nå er det enkelt å sammenligne og vite at alle skal levere på samme krav, fremhever han.
Felles enighet
Schjølberg har selv vært involvert i utviklingen av ISO 45001-standarden for arbeidsmiljø, og kjenner dermed godt til prosessen.
– Utviklingen av standarden har vært meget krevende, og tok mer enn halvannet år lenger tid enn først forventet. Her er det snakk om mange nasjoner som skal enes om beste praksis for et godt arbeidsmiljø. Dette har imidlertid medført at standarden har meget høy kvalitet og gir bedriftsledere et godt verktøy for å lede og utvikle bedriftens arbeidsmiljøprestasjon, mener Schjølberg.
Granerud og Schjølberg trekker også frem ISO 27001 som en annen standard som er høyaktuell for bedrifter i dag. Standarden skal sikre at bedriften har gode systemer og rutiner for å håndtere informasjonssikkerhet. Den har flere likhetstrekk med GDPR, og kan hjelpe bedriften med å systematisere arbeidet med å møte kravene i den nye personvernsforordningen. Samtidig beskriver standarden beste praksis for å beskytte selskapets data.
Sertifisering gir besparelser
Kollegene påpeker at det er åpenbare økonomiske fordeler med sertifisering. Både fordi man får markedstilgang og det gjerne innebærer mye besparelser. Et godt eksempel er Kristiansand kommune, som i 2016 ble den første kommunen i Norge til å ISO-sertifisere seg innen energiledelse. De siste ti årene har kommunen gjennomført en rekke ENØK-tiltak i sine bygg, noe som har ført til 90 millioner sparte kroner de siste ti årene.
Andre sertifiseringer fører også til besparelser. Miljøsertifisering gir for eksempel god kontroll på avfallet, trafikksikkerhet-sertifisering gir en stor samfunnsmessig og økonomisk gevinst, samtidig som fornuftig kjøring sparer drivstoffkostnader. Antikorrupsjon-sertifisering betyr mindre sjanse for tapt omdømme og dermed tapt inntjening.
– For å si det enkelt: Sertifisering gir deg markedstilgang som bedriften kanskje ikke ville hatt ellers, og på lengre sikt vil du jobbe smartere, bedre og spare penger, sier Granerud.
Slik foregår det
Hvordan går en bedrift egentlig frem for å bli sertifisert?
– Det er ofte markedstilgang som er driveren for at en bedrift ønsker å bli sertifisert og tar kontakt med oss. Vi ser også i økende grad at selskaper som ikke har direkte kundekrav om sertifisering ønsker å bli sertifisert. Når vi sertifiserer en bedrift gjør vi dette i to trinn. Først gjør vi en innledende gjennomgang av ledelsessystemet mot standarden for å avdekke eventuelle svakheter og mangler. Deretter foretar vi en fullstendig vurdering av ledelsessystemet og i hvilken grad det er implementert i bedriften, forteller Granerud.
– Vårt mål er å tilby våre kunder mer enn et sertifikat på veggen. Vi ønsker at sertifiseringen skal gi kunden en verdi utover samsvar mot den aktuelle standarden. Derfor setter vi i våre årlige besøk fokus på virksomheten og hvordan ledelsen kan bruke standarden for å bedre nå sine mål. Dette har vi kalt verdibasert revisjon, forklarer han videre.
– Etter hvert som bedriftene tar ledelsessystemet i bruk ser de merverdien av sertifisering, utover å møte eventuelle kundekrav. De kan jobbe smartere, spare penger og kutte i utgifter. Vi vil helst at standarder skal være et hjelpemiddel for bedriftene, ikke en flaskehals de skal tvinges gjennom, avslutter han.
