Gjør livet enklere for utbyggere

Del

Alle som har levert en byggesøknad vet at det kan være tidkrevende: Det er mye informasjon som må hentes inn, og lett å gjøre feil. Faktisk har rundt halvparten av alle søknader til Plan- og bygningsetaten i Oslo minst én mangel ved seg, og for noen typer søknader har det vært år hvor smått utrolige 90 prosent var mangelfulle.

– Den største utfordringen vi har er å få inn komplette søknader. Vi så at søkerne ble møtt med en rekke krav, og det var vanskelig selv for de profesjonelle å sende inn komplette søknader. Det ville vi gjøre noe med, sier prosjektleder i etaten, Eirik Winnberg.

Han jobber med en nettbasert løsning som gjør livet betydelig enklere for de som skal søke om å bygge. En pilotversjon for oppføring av eneboliger ble testet ut allerede våren 2016, og tilbakemeldingene var gode. I dag er løsningen langt mer avansert, og målet er å gjøre det mulig å gjennomføre hele søknadsprosessen fra A til Å uansett hva slags byggeprosjekt du skal søke om.

– Ønsker oss tilbakemeldinger

Eirik Winnberg og Bjarne Alme i Plan- og bygningsetaten.

Målgruppen for den digitale søknadsløsningen er først og fremst profesjonelle søkere, som ofte er arkitekter, ingeniører og liknende. Winnberg påpeker at det er et stort mangfold i denne gruppen.

– Vi vil gjerne gi best mulig tjenester uavhengig av om du skal flytte et sluk i et leilighetsbygg eller føre opp et nytt Munch-museum. Vi har til nå laget søknadsløsninger for oppføring av småhus og endring av eksisterende bebyggelse. Planen er å tilby spesialtilpassede løsninger for alle typer byggeprosjekt. Vi tar utgangspunkt i brukernes behov når vi designer de nye løsningene.

Prosjektlederen oppfordrer særlig helt nye brukere til å prøve den til sin neste byggesak, og gi tilbakemelding om hva de synes.

– Brukerne har vi hatt med oss helt fra start av. De har fortalt oss om sine behov. Vi har testet ut prototyper og fått tilbakemeldinger på den måten, og har god kontakt med de som allerede bruker løsningen fast. Vi lytter til ønsker og behov fra brukerne når vi bestemmer hva som skal prioriteres og hvordan løsningen skal utformes. Oppdatert løsning for nabovarsel og heldigital løsning for gjennomføringsplan med ansvarsetter er eksempler på oppgraderinger som vi nå gjør på bakgrunn av tilbakemeldinger fra brukerne, tilføyer senioringeniør Bjarne Alme.

– Vi klarer ikke å gjøre alt optimalt fra starten av. Tilbakemeldingene fra brukere som er ærlige på hva vi kan gjøre bedre setter vi derfor stor pris på. Alternativet ville vært at vi måtte gjette på hva som fungerer bra for dem, og da ville vi nok gjettet mye feil, humrer Winnberg.

Slik fungerer den digitale søknaden

Du får lett oversikt over hvilke reguleringsplaner og temakart som gjelder for eiendommen du skal bygge på, og hvordan det kan påvirke byggesaken.

For å unngå at søknadsbehandlingen drar ut i tid grunnet mangler i byggesaken har kommunen tatt flere smarte grep. Informasjon i lov, forskrifter, vedtekter, lokale veiledninger, plankart og temakart benyttes for å gi mer tilpasset og relevant veiledning til hver unike søknad.

– Det kan være veiledninger til bestemmelser i loven, eller reguleringsplaner som øker kompleksiteten lokalt. Det finnes mye informasjon om dette, og hva du må gjøre, men det har vært utfordrende å finne ut hva som gjelder for akkurat din sak. I vår løsning forteller vi deg hva som er relevant for deg for hvert spørsmål som stilles, fremfor at du skal måtte finne frem all informasjonen selv, sier Winnberg.

– I tillegg skal løsningen selv sjekke at du har det som trengs. Vi går mye lengre enn å lage et «papirskjema på nett», der du selv må finne ut hva som skal være med. I stedet får du tilpasset veiledning, og vi stiller kun de spørsmålene som er relevante for din unike sak, forteller Alme.

– Det kan vi gjøre fordi kommunen har veldig mange opplysninger knyttet til eiendommene lagret i forskjellige kart, som systemet kan gjøre oppslag i. Det kan være slikt som støysoner, biologisk mangfold, eller vannledninger. Ved å kombinere slike opplysninger med hva slags type byggeprosjekt du velger å søke om – om det er påbygg, bruksendring, fasadeendring eller en kombinasjon – kan vi tilpasse søknaden, forklarer han.

Mer forståelig for brukerne

Mye av jobben kommunen har gjort handler altså om å gå fra «universalskjemaet som gjelder for alle» til et smartere, digitalt skjema som gjelder for deg, det du skal gjøre, og det stedet du skal gjøre det på. I tillegg er kommunikasjonen viktig, både innad i kommunen og ut mot innbyggerne.

– Vi jobber aktivt med å gjøre tekstene våre enklere og mer forståelige for brukerne. Ved å kombinere skreddersydde søknader med et klart språk gjør vi det enklere for brukerne å sende inn komplette søknader, sier Alme.

– I mange saker har det også dessverre vært litt slik at søkeren har blitt «postbud» mellom etatene i kommunen. For eksempel har mange søkere opplevd å sende en søknad til oss, for så å få svar om at de må hente inn en uttalelse fra Vann- og avløpsetaten, som de så måtte sende til oss igjen, og så videre – men den som søker skal ikke trenge å tenke på hvordan kommunen er organisert, så vi er også i gang med å få automatisert mer av dette, sier Winnberg.

Dermed ligger alt til rette for en enklere søknadsprosess for utbyggere i Oslo. Målet er at skreddersydde søknadsløsninger for alle typer byggeprosjekt, skal være på plass i løpet av året.