De forvalter verdier for 100 milliarder kroner, slik er nøkkelen til bedre samarbeid

Når man lister opp etater som er livsviktige for et samfunn, er det én som alltid havner helt i toppen. For uten rent vann og effektive sanitæranlegg hadde ikke byene våre vært levelige. Infrastrukturen de sitter på er verdt svimlende summer, og deres oppgaver er kritiske for liv og helse i byen.

– Vi forvalter en samfunnskritisk infrastruktur til en verdi av nærmere 100 milliarder kroner. I tillegg til å drifte og vedlikeholde vannforsynings- og avløpssystemet i Oslo, har Vann- og avløpsetaten (VAV) ansvaret for å bygge ut og fornye vann- og avløpsnettet i takt med øvrig byutvikling. Det er mange prosesser og avdelinger som gjør det nødvendig at vi jobber integrert og systematisk, sier kvalitetsleder i VAV i Oslo, Aina Irene Sundve.

Hver dag går hun og kollegene på jobb for å sikre at hele hovedstaden har tilgang til rent og trygt drikkevann. Daglig benytter over 700.000 innbyggere seg av VAVs tjenester.

Har behov for å samle trådene

I en så stor organisasjon dannes det naturlige avstander mellom de ulike personene og gruppene som sitter på ulik kunnskap. Det kan være ulike avdelinger, ulike lokasjoner og noen ganger sitter personen med kunnskapen du trenger rett ved siden av, uten at du vet om det. Alle prosesser (oppgaver) er derfor blitt kartlagt og gjort tilgjengelig for alle ansatte. Vi har gått fra å være stykkevis og delt til å bli mer helhetlig orientert.

– Standardene bidrar til at Vann- og avløpsetaten i Oslo enklere ser helheten og sammenhenger i oppgavene vi skal løse, sier Sundve.

Tydelige krav

– Tidligere hadde VAV utfordringer med for liten grad av systematikk, kunnskapsdeling og samhandling mellom de ulike avdelingene internt. Det var en utbredt muntlig kultur, det vi kaller taus kunnskap, uoversiktlig ansvarsdeling og liten grad av skriftlighet.

Oppryddingen og organiseringen startet fra toppen, med standardisering av kvalitetssystemer og styringssystemer.

– Ved hjelp av ISO 9001, standarden som stiller krav til ledelsessystemer for kvalitet, har VAV etablert et helhetlig og prosessorientert styringssystem som sikrer at de ansatte i VAV arbeider i samsvar med krav, mål og metoder som virksomheten har fastsatt i fellesskap, sier Sundve. Styringssystemet har VAV kalt AKVA (avvik, kvalitet og vann- og avløp), og omfatter blant annet tydelige krav til hvordan organisasjonen skal jobbe systematisk med kvalitet, HMS, miljø og informasjonssikkerhet innenfor ulike fagområder.

Det gir både eksisterende og nye ansatte en rask oversikt over hvordan organisasjonen fungerer, hvor ressursene finnes og hvordan de best kan anvendes. Det bidrar til en mer åpen, effektiv og gjennomsiktig organisasjon, mener Sundve.

– Prosessene i styringssystemet gir en oversikt over sammenhenger mellom oppgaver og leveranser på strategisk og operativt nivå. I arbeidet med å kartlegge og beskrive prosessene la vi opp til en bred involvering av de ansatte, noe som ga utstrakt eierskap og engasjement. Hyppige endringer er karakteristisk for den tiden vi lever i og arbeidsprosessene er i dag et sentralt rammeverk for å gjennomføre endringer/forbedringer på tvers av virksomheten. Som nyansatt i VAV skal styringssystemet kunne gi full oversikt over hva VAV gjør og hvordan virksomheten jobber, og hva stillingen innebærer av ansvar, eksemplifiserer Sundve.

Svært få har så direkte påvirkning på miljøet

Standarden for miljøledelse, ISO 14001, er også en integrert del av styringssystemet.

– VAV er en miljøetat, og miljømål er integrert i vår strategi. Vi skal ha en bærekraftig ressursutnyttelse, utnytte våre restprodukter og utføre våre oppgaver på en måte som gir minimal belastning på miljøet. I praksis er krav i standarden for miljøledelse naturlig integrert i måten vi løser oppgavene våre på, eller arbeidsprosessene som vi kaller dem, sier Sundve.

VAV har blant annet brukt ISO 14001 til å kartlegge hvordan virksomheten kan redusere sin miljøpåvirkning. For svært få etater har så direkte innvirking på miljøet vårt som VAV.

– Vi stiller for eksempel tydelige miljøkrav til våre leverandører, og vi jobber iherdig og langsiktig for å oppnå målet om god økologisk tilstand i vassdrag og fjord. Vi er også en viktig miljøaktør når det gjelder overvannshåndtering og gjenåpning av bekker og kulverter. Dette er særlig aktuelt i de store byutviklingsprosjektene, avrunder Sundve.

Les mer om ledelsessystemer

God styring baserer seg på prestasjoner både knyttet til økonomi, miljø og arbeidsmiljø og enda mye til. Til det kreves gode styrings- og ledelsesverktøy med fokus på kontinuerlig forbedring.

Les mer »

Har du behov for rådgiving?

Er du usikker på hvordan du kommer i gang med implementering av ISO-standarder? Skal bedriften sertifiseres, vurderer dere sertifisering eller skal dere resertifiseres?

Få bedre råd her »

Hvorfor bruke standarder?

En nylig utført studie viser at standarder øker den økonomiske veksten og bidrar til at selskaper får tilgang til utenlandske markeder.

Lær mer »