En enklere hverdag på jobben

Holte Consulting og Recover samarbeider om å utvikle tekniske løsninger som styrker kommunikasjonen mellom prosjektledere og tømrere i Recover. Målet er en enklere hverdag for de 700 tømrerne som utfører arbeidet.
 
Recover er en totalleverandør for forsikringsselskap på området skadeoppretting og sanering. Har du for eksempel en vannlekkasje hjemme og ringer forsikringsselskapet ditt, er det er det ikke usannsynlig at det er Recover som banker på døren din. Recover gir førstehjelp for å hindre mer skade, kartlegger omfanget av skaden og beregner hva det vil koste å sette huset i stand til opprinnelig standard. Rapport og kalkyle sendes forsikringsselskapet, og Recover bistår med gjenoppbygging så du kommer deg tilbake til hverdagen. Dette er kortversjonen.

Eierskap til løsningene

I prosessen er flere fagfolk hos Recover involvert. Skal kalkylen bli korrekt krever det tett dialog mellom tømrer som skal utføre jobben, og kalkulatør/prosjektleder. Det er her de nye løsningene kommer inn i bildet.

At tømrerne får eierskap til kalkylen, er viktig. Det er dem som håndterer endringene som kommer for dagen i arbeidets gang. Nå får tømrerne direkte linje til kalkulasjonsteamet som sørger for at kalkyle og utført arbeid er samstemt. Dette gjør at prosjektlederen i Recover til enhver tid har full oversikt, og at en korrekt faktura sendes til forsikringsselskapet.

Med de nye løsningene faktureres det arbeidet som faktisk er gjort. Det handler om å gjøre hverdagen effektiv og enkel både for tømrerne og kalkulatørene/prosjektlederne.

Bærekraftige tiltak

– Å jobbe enklere, bedre og mer bærekraftig står sterkt i Recover, sier Marita Sørum Andersen, Director Service Excellence i Recover Nordic.

Som et ledd i dette ble Holte Consulting engasjert for å bistå med prosjektkoordinering, analyser og prosessforbedring. Prosjektet «Enklere hverdag» var først på agendaen. Det handlet blant annet om å redusere antall handleturer til byggsenteret. Poenget var å frigjøre tid, få mer fornøyde kunder og spare miljøet for unødvendig transport. Det krever nøye planlegging, og ikke minst riktig kalkyle for å vite hvilke materialer som trengs, og hvor mye.

– Prosjektet satte oss på sporet til å effektivisere og digitalisere arbeidsprosesser for å samkjøre utført og kalkulert arbeid, forteller Andersen.

Utviklet raskt en prototyp

Det er Arild Madshaven, konsulent hos Holte Consulting, som har utviklet løsningene i tett samarbeid med prosjektgruppen i Recover. Gruppen har jobbet både med en app og bedre styringsverktøy gjennom dashboard i Power BI.

– Vi intervjuet prosjekteier, interne nøkkelpersoner som prosjektledere, kalkulatører, tømrere, teamleder backoffice, business controllere og kunder av Recover for å danne oss et helhetlig bilde av hvor store og små gevinster kunne ligge gjemt, forteller han.
Prosjektgruppen prøvde først eksisterende systemer for å finne ut om de hadde funksjonalitet som kunne løse utfordringene. 

– Konklusjonen ble å lage en «proof of concept» ved å bruke low-code verktøy inkludert i Recovers Office365-lisens, sier Madshaven. 

I løpet av to uker kunne prosjektgruppa presentere en fungerende demo, en app for tømrere og prosjektledere for å effektivisere og digitalisere dokumentasjon og dialog mellom kalkulerende og utførende. Første investeringskostnad var null kroner utover de timene som ble lagt ned av Madshaven fra Holte Consulting.

– Avanserte komponenter som dokumentlesere, skrev vi kode for. De kjører fra skyen og har det siste året kostet like mye som en middels pose smågodt, sier Madshaven.

En løsning for store tomler

Prosjektgruppa var positive til å undersøke potensialet til løsningen videre. De holdt workshops med backoffice, kalkulatører og business kontrollere for å finne ut hva som trengtes.

– Med prosjektledere og tømrere diskutere vi hvordan vi gjør det så enkelt og effektivt som mulig. Vi var også med prosjektlederne på befaring og hilste på tømrerne. Krav som «løsningen må kunne brukes av store tomler» kom for eksempel frem under slike besøk, forteller Madshaven.

Gjennom hele prosessen har prosjektgruppa hatt løpende dialog med brukerne av appen.  Nye egenskaper ved programmet, for eksempel bildedokumentasjon av utført arbeid, skal legges til etter hvert som behovet melder seg. Produktet endrer seg konstant, fra uke til uke, etter tilbakemeldinger fra pilotdeltakerne.  

– Den store styrken til low code er at vi kan utvikle og publisere oppdateringer på minutter eller timer. Det tok oss for eksempel en halv dag å gjøre appen tilgjengelig på to nye språk, sier han.

Testing har stor verdi

Samarbeidet viser at det er mulig å lage enkle tekniske løsninger og samtidig gå i dybden.
Madshaven forteller at løsningene først ble testet ut i liten skala i et par avdelinger i Recover.
– Ved å utvikle løsningene i liten skala først, får vi kartlagt hva som funker og ikke. Når vi så bestiller systemet i «storskala», kjenner vi behovet og hvor skoen trykker. I tillegg har vi en løsning som virker mens vi venter. Ofte kommer det opp gode ideer underveis, og det er viktig å bli trygg på robustheten i systemet, mener Madshaven.

Recover er inne i en digitaliseringsreise og på sikt vil funksjonaliteten dekkes av selskapets nye kjernesystemer.

Et nyttig og spennende samarbeid

Andersen er godt fornøyd både med resultatet og samarbeidet med konsulenten fra Holte Consulting.

– Vi ønsket oss en prosjektkoordinator med erfaring fra håndverkerbransjen, en som raskt ville klare å bli kjent med oss og vår organisasjon. Arild Madshaven er kjapp til å fange opp behovene og finne ut hva som fungerer og ikke. Med ham har vi hatt en smidig prosess opp mot dem som faktisk skal bruke løsningene, sier hun.

Madshaven forteller om et samspill preget av tillit, god kjemi, lav terskel for å ta kontakt og lett å forholde seg til alle fra ledelse til håndverkerne i felten.