En moderne arbeidsplass trenger ordentlig teamarbeid

Del

I arbeidshverdagen benytter vi forskjellige verktøy for kommunikasjon, dokumentdeling og møter. Et fremtidsrettet og moderne arbeidsliv krever at vi bryter ut fra de tradisjonelle måtene å bruke slike verktøy på.

Verktøy for slike prosesser har en funksjon i arbeidshverdagen vår, og felles for alle disse verktøyene er at de kan alle brukes langt mer effektivt.

I dag jobber man ofte i team, både tverrfaglig og virtuelt, og det er essensielt med samarbeid på tvers av alle disse teamene, avdelingene og ledelsen. Det finnes allerede programvare som treffer denne arbeidslivstrenden, og fanger opp hvordan fremtidsrettede bedrifter jobber.

Organisasjonsstrukturen i moderne bedrifter er også gjerne flatere - og spesielt i Norden. Hierarki og avdelinger som jobber i avskilte siloer tilhører fortiden. Det er ikke lenger slik at du må banke på døra hos sjefens kontor og håpe på «audiens». Det holder å sende en rask melding på hvilket som helst kommunikasjonsverktøy.

Og mengden kommunikasjon øker drastisk.

– I dagens bedrifter sendes det langt flere meldinger enn de fleste av oss tror. Terskelen for å ta kontakt med kolleger som jobber i teamet ditt, eller i andre avdelinger, er mye lavere nå enn før. Det er blitt så mye lettere å kontakte kolleger man kanskje ikke kjenner så godt, eller folk som jobber i IT-avdelingen, salg eller andre miljøer, forteller Nataliia Krychylska i Atea, som har jobbet tett med bedriftskommunikasjon i flere år.

Norske virksomheter har vært tidlig ute med å ta i bruk moderne samhandlingsløsninger som chat og deling av dokumenter i skyen, og på denne måten redusere antallet e-poster som renner inn. Mye av internkommunikasjonen i en offentlig eller privat virksomhet kan tas over chat, og slik kan tradisjonell e-post prioriteres brukt når man skal kommunisere med eksterne kontaktpersoner. Her finnes det også alternativer, så i tilfeller hvor det er etablerte relasjoner mellom virksomheter, kan man med fordel benytte løsninger for å holde kommunikasjon på en mer moderne plattform enn e-post.

Det er ikke så vanskelig å modernisere måten man jobber på, allerede ved å bruke skybaserte tjenester kan du være tilgjengelig overalt og på alle dine enheter.

En enklere arbeidshverdag

Microsoft Office 365 er en god start for å legge opp til en enklere og mer effektiv arbeidshverdag. De fleste norske bedrifter kjenner til Office-pakken fra før, og nå er Office 365 blitt en inngang til en tjenestebasert verden. Det er tross alt abonnementsløsninger som gjelder i dag, der tjenestetilbyder tar seg av de tradisjonelle oppgavene, mens bedriften og brukerne kan ha fokus på sine arbeidsoppgaver, som kan gjøres på tvers av PC, mobil eller nettbrett.

Et av de mange verktøyene som finnes i Office 365 er Microsoft Teams, og det er sannsynligvis den enkleste og mest brukervennlige måten å komme seg videre fra epost på.

– Noen bedrifter begynner med Office 365 først nå, og har lite erfaring med moderne lagringsløsninger som OneDrive og SharePoint. Men Microsoft Teams er verktøyet som sørger for å virkelig modernisere kontoret ved å redusere mengden e-post og papir, og samtidig får brukerne til å ta i bruk moderne lagringsløsninger uten at de i hele tatt tenker over det, sier Nataliia Krychylska.

– Microsoft Teams lar deg navigere gjennom samtaler med forskjellige personer og grupper i organisasjonen. Du får tilgang til hele historikken med vedkommende, se alle samtalene og filer du har delt, sier hun.

– En av de store fordelene er at det er lett å velge hva man får varslinger om. I et vanlig e-postprogram kan du lage regler og mapper, men du må uansett forholde deg til varslinger. I Microsoft Teams har du mye mer kontroll over dine prioriteringer, du kan ta ting mer i ditt eget tempo, forteller Krychylska.

Det er enkelt å komme i gang med Microsoft Teams. Strukturen er god slik at man lærer raskt, og det legger godt til rette for at man skal samhandle. Brukerne kan chatte, ringe eller sette opp videosamtale direkte fra applikasjonen. Mange brukere er allerede kjent med Skype for Business, og Microsoft Teams viderefører all funksjonalitet derfra på en naturlig, intuitiv og brukervennlig måte.

Synkronisert til enhver tid

Kristoffer Vordal og Nataliia Krychylska.

Den muligens største gevinsten med Microsoft Teams sammenlignet med andre løsninger, er samspillet med andre Microsoft-verktøy og -tjenester:

– Kalenderen din blir synkronisert mellom Outlook og Microsoft Teams slik at du kan delta i hvilket som helst nettmøte direkte derfra. Delt notatblokk, samskriving i dokumenter, gjøremålslister og prosjektstyring er noen av de mange mulighetene som ligger der, sier Krychylska.

Hun påpeker at det er opp til brukerne selv hvordan de ønsker å tilpasse applikasjonen. Det er for eksempel mulig å se alle filer og notater du eller teamet har jobbet med, og notatene blir synkronisert med OneNote-applikasjonen. Deler man dokumenter i teamet, er det alltid bare én versjonen av dokumentet, uavhengig av hvor mange som har dokumentet åpent. På den måten slipper man utfordringen med at det eksisterer flere versjoner av dokumenter som kanskje er sendt på e-post, uten å være sikker på hvilken versjon som er den nyeste.

En av de mest effektive funksjonene i Microsoft Teams er søk. Søkefunksjonen søker på tvers av alt i Office 365-sværen.

– Du kan søke på personer, grupper, samtaler og alle slags filer. Det som gjør søkefunksjonen virkelig kraftfull er at den søker inne i filene, og ikke bare i tittelen til filen. Du kan også filtrere på hvilke team og filtyper du ønsker å søke gjennom, sier Krychylska.

Ivaretar tilgangspolicyer til bedriften

Sikkerhetsaspektet kan heller ikke undervurderes. Krychylska påpeker at Microsoft Teams ivaretar sikkerheten slik at ingen utenfor organisasjonen får tilgang til det som deles. Data er selvsagt også kryptert og tilgangen er sikret med autentisering og tilgangspolicyer som kan settes opp etter behov. Siden Microsoft Teams er en del av Office 365, får abonnenter all den sikkerheten som følger med pakken.

– Tidligere samarbeidet man i team ved å sende filer på e-post, eller laste de opp til en skybasert lagringstjeneste og sende hverandre lenker. Det er fort gjort å miste lenker eller tilganger til lenker, eventuelt dele med feil e-postadresse. Microsoft Teams løser mange slike utfordringer, og gjør samarbeidsprosessen virkelig moderne.

Atea 365 er veiviseren til målet

Det finnes mange bedrifter som ikke har lykkes med innføringen av Office 365, eller som ikke får realisert gevinstene man ønsker ved innføring av en slik samhandlingsplattform.

– Vi har sett utallige mislykkede forsøk på implementasjon av Office 365. Typiske fallgruver er feil beslutningsgrunnlag, dårlig forankring, lite eller ingen opplæring, men den største feilen mange gjør er mangelen på brukerinvolvering, sier Kristoffer Vordal.

– Atea 365 er et rammeverk som sørger for suksessfull implementering av Office 365. Rammeverket har støtteprosesser for både den tekniske gjennomføringen og brukeradopsjon. Prosessene hjelper med å styre unna de typiske fallgruvene, og å oppnå de ønskede målene som er satt for prosjektet. Rammeverket er fleksibelt og passer for bedrifter i alle størrelser, forteller Vordal videre.