Slik rydder Skien kommune opp i tunge, manuelle prosesser

Datainnsikt kan brukes på kreative og nyttige måter.

Sensorer som måler badetemperaturer og gir informasjon til beboerne er et av digitaliseringsinitiativene til Skien kommune

Del

Digitalisering er et essensielt element for å gjøre hverdagen vår enklere. En hverdag som blir mer og mer digital skaper stadig større mengder med data, som må organiseres, sikres og benyttes på smarte måter.

I dagens samfunn finnes det sensorer overalt, det blir foretatt målinger, enten det er i vann, i lufta eller på bilene og skip. Alt dette kan brukes til å planlegge og organisere samfunnet bedre, og samtidig skape nye tjenester som gjør genuin nytte for samfunnet.

Skal man lykkes med digitalisering, må det helst være drevet av data.

En av de som har tatt skikkelig tak i digitalisering av tunge, manuelle prosesser, og bruke digitale løsninger for å gjøre dem enklere, er Skien kommune.

Viktig å ha en digitaliseringsplan

Kai Espen Wroldsen, leder for koordineringsteam for IT og digitalisering i Skien kommune.

Leder for koordineringsteam for IT og digitalisering i kommunen, Kai Espen Wroldsen, arbeider med å møte ambisjonene i en overordnet strategi for digitalisering. Strategien ble lagt opp med å lage en konkret årsplan om hva som bør utbedres og hvordan.

– Vi startet med å se på alle de lovpålagte, og øvrige tjenester som kommunen leverer til innbyggerne, næringsliv og organisasjoner. Noen av tjenestene var tunge, og ville være hensiktsmessig å bli tatt tak i. Vi valgte ut noen for en fullstendig prosessanalyse. Deretter beskrev vi «drømmeprosessen» som muligens kunne oppnås ved digitalisering, forteller Kai Espen.

For å realisere på digitaliseringsplanen valgte Skien kommune å gjennomføre en såkalt innovativ anskaffelse, som førte frem til tre separate anbudskonkurranser.

Den første var å anskaffe en tjenesteplattform, mens de to andre omfattet digitalisering av to konkrete tjenester. Det var snakk om tjenester hvor kommunen på forhånd hadde jobbet med å synliggjøre gevinster både for de som jobber i kommunen, og for innbyggerne. De som gikk seirende ut av alle tre konkurransene var Atea sammen med samarbeidspartnerne Communicate og EY Skye.

Første leveranse som ble ferdig var å etablere en tjenesteplattform. Hensikten med den er å få en løsning for integrasjoner og gjenbruk av data fra lokale systemer og fra nasjonale registre. Konseptet vil også gi mulighet for deling av data til andre tjenesteutviklere.

– Det ble en forholdsvis lang anskaffelsesprosess. Hensikten var å få en god dialog med ulike leverandører i markedet, og sjekke ut hva som var mulig å få til før vi utlyste konkurransene. Selv om det var tidkrevende, har vi lært mye i egen organisasjon med å gjøre det på denne måten. Nå har vi en fleksibel arkitektur som gjør at vi kan digitalisere på en raskere måte, samtidig som den gjør det mulig å gjenbruke alt det vi produserer. Vi kan også bake inn nasjonale komponenter og tjenester, sier Kai Espen Wroldsen.

Ideen er altså at innholdet og logikken i tjenesteplattformen kan benyttes i andre digitaliseringsprosjekter i fremtiden, nå som den først er utviklet. På denne måten vil det ikke være nødvendig å bruke mye ressurser på å utvikle nye løsninger.

Enklere for alle involverte

Skien kommune har satset stort på digitalisering og innsikt. Resultatene er allerede veldig positive.

Et av de første prosjektene som digitaliseres i Skien kommune er mat- og middagsbestillinger for hjemmeboende som har et spesielt behov for dette.

– De som bor hjemme, men ikke klarer å handle selv, får i dag hjelp av hjemmetjenesten. De har med seg en varebok, lager handlelister, som overleveres til mattjenesten i kommunen. Det er mye papir, excelark, fakturaer og kjørelister. Vi jobber med å få alt dette over på mobile enheter, der bestillingene blir gjort digitalt, kjøreplanen lagt opp med GPS og lignende. Her har vi en tung prosess som blir voldsomt forenklet, sier Kai Espen Wroldsen.

Et annet digitaliseringsprosjekt Skien kommune jobber med er barnehagesøknader. Med andre ord noe veldig mange må forholde seg til, og som vil være et godt tilbud til innbyggerne. Konseptet er at det er kommunen som skal ta kontakt med småbarnsforeldre, og tilby dem aktuelle barnehageplasser. Det offentlige sitter tross alt allerede på data om hvor man bor, og at man har fått et barn.

Mindre byråkrati

– Vi kan for eksempel sende en melding til foreldre, og spørre om de ønsker barnehageplass til barnet. Så kan foreldre svare om det er aktuelt, og da bli automatisk geleidet igjennom nødvendig søknad på en enkel måte. Dersom man har rettighet på redusert pris på plassene, vil dette kunne gis automatisk uten behov for egen søknad, forteller Kai Espen Wroldsen.

En slik løsning bygger på datagrunnlag fra mange eksisterende kilder. For eksempel opplysninger fra Folkeregisteret eller skattemyndighetene, samtidig som man kan benytte ID-porten som sikker identifisering.

Skien kommune er opptatt av den totale visjonen med å gjøre flest mulig tjenester enkelt tilgjengelige for innbyggerne. Et prøveprosjekt som ble kjørt i fjor sommer var badevannstemperaturer. Flere sensorer ble satt ut på populære badeplasser, og innbyggerne kunne enkelt sjekke temperaturen i vannet, nivået på UV-stråling og annen data, enten ved å gå på nettet eller scanne en QR-kode. Dette er et konsept som skal gjentas i 2019, med bedre sensorer og flere badeplasser.

Flere planer på trappene

Utfordringer med barnehageplass kan løses med digitalisering.

Kai Espen Wroldsen viser til flere interessante ideer kommunen jobber med, som omfatter teknologitester for sensorer og tingenes internett. Sensorer ved skiløyper er et eksempel, der man kunne samlet inn data om når løypemaskin har kjørt, temperatur i snøen og i lufta, og lignende. Det er også konkrete planer om telleprosjekter i Skien sentrum, der næringslivet og kommunen kan hente ut data om folkemengder i byen. På denne måten vil aktørene kunne se hvilken effekt arrangementer har på handelen i byen, hvordan folk beveger seg i byen, hvordan julehandelen endrer seg år etter år, og mye mer. Et godt eksempel på hvordan data kan brukes i praksis, ifølge Kai Espen Wroldsen.

Også fra leverandørsiden er det stor entusiasme for digitaliseringsprosessene:

– Det er svært spennende for oss i Atea å være med på en slik digitaliseringsreise sammen med Skien kommune. Jeg vil berømme kommunen for arbeidet de har gjort med å kartlegge situasjonen og beskrive hvordan tjenestene skal være i fremtiden. Det har gjort det enklere for oss som leverandør å kunne forstå behovet og komme med løsningsforslag, sier Arild Fevang i Atea, som er ansvarlig fra Ateas side.

– Vi er nå i utviklingsfasen med å legge til rette for en fremtidsrettet løsning for mat og middagsbestillinger, og jeg vil også berømme kommunen for måten de har involvert de som skal hente ut gevinstene av ny løsning både i anskaffelsesfasen og nå som løsningen skal utvikles. Dette er drevet av nøkkelressurser i tjenesten - noe som er avgjørende for å lykkes, sier Arild Fevang.

– I Skien kommune er vi heldige, da vi har en ledelse som er opptatt av digitalisering, forstår hva det er og hva det kan gi av effekt. Generelt tror vi det er smart å satse på en arkitektur med plattform for integrasjoner og gjenbruk. Det som er viktig for folk, bør også være enkelt å forholde seg til. Bare det at innbyggerne ser at kommunen er proaktiv, slik at man for eksempel slipper å søke om ganske grunnleggende ting. Alle regelstyrte tjenester kan og bør digitaliseres, avslutter Kai Espen Wroldsen.