– Intranett skal ikke være en tom kaffebar på jobb som ingen besøker. Intranett handler om mennesker, ikke massive mengder informasjon som skal samles på et sted internt for de ansatte, sier Ove Dalen.
Dalen er senior innholdsrådgiver i Netlife Research og medforfatter av boken Sosiale medier fra innsiden og ut, intern samhandling og dialog. Dalen mener at intranettet skal ikke være sexy eller revolusjonerende, men praktisk og funksjonelt.
Les også: – Norske bedriftsledere henger ikke med i den mobile utviklingen
Maler er topp
– Du skal for eksempel kunne finne fram til nødvendige maler og dokumenter, sier Dalen.
Ifølge han er det to årsaker til at intranett fungerer dårlig hos mange bedrifter.
– Det er liten kunnskap om brukerne og hva de trenger. Det er liten bevissthet om hvilken retning intranettet skal utvikle seg og hvordan man skal komme seg dit. Det skal ikke være en dårlig kopi av Facebook eller være et forvirrende sted hvor informasjonen ikke blir oppdatert eller er vanskelig å finne fram til, sier Dalen.
Les også: Slik skjuler du dine internettspor
Ikke sexy
Dalen sier at Norge har ennå en lang vei å gå når det gjelder bruk av intranett innad i selskaper. Det handler ikke bare om en ny kommunikasjonskanal, men om en ny måte å jobbe på.
– Det må en holdningsendring rundt intranett til for å få flere brukere. Man kan ikke bare innføre ny teknologi og håpe på at det går bra, men etablere kultur for å bruke nye verktøy i arbeidshverdagen.
Basert på en undersøkelse internt i Netlife Research har Dalen funnet ut at intranett hovedsakelig brukes til å gjøre jobben og booke møter, registrere timer eller ferie.
Man bruker det for å finne andre ansatte, oppdatere seg på interne nyheter og karriere.
Les også: Så mye strøm bruker Facebook
Her er Ove Dalens ti råd for bedre intranett i bedrifter
1. Finn ut hva de ansatte trenger i intranettet
Et intranett må bygges basert på reelle ansattebehov. Hva gjør arbeidsdagen enklere og mer verdifull?
2. Bygg løsningen basert på ansattes behov - ikke de tekniske betingelsene i systemet
Start aldri med teknologien - bygg og tilpass systemet basert på ansattebehov.
3. Lag tydelige mål for intranettet
Hvorfor skal vi ha et intranett? På hvilken måte skal det gi verdi for virksomheten?
4. Bruk gjerne sosial funksjonalitet, men vær kritisk
Trender kommer og går. Ikke bygg systemet basert på kortsiktig teknologihype - tenk langsiktig.
5. Sett av tid og ressurser til å jobbe med innhold
Et intranett må befolkes av mennesker som kan publisere, forbedre og fjerne innhold. Dette skjer ikke av seg selv.
6. Involver hele organisasjonen - ikke bare kommunikasjon og IT
Intranettet skal brukes av alle og eies av hele organisasjonen - ikke bare noen få utvalgte.
7. Test intranettet på de ansatte løpende mens du utvikler det
Legg opp til en smidig utviklingsprosess der du hele tiden får tilbakemeldinger fra ansatte på funksjonalitet.
8. Husk at ikke alle har samme behov - personalisering kan være smart
Store virksomheter bør tenke skreddersøm av innhold basert på avdeling, divisjon og fagkompetanse.
9. Intranettet må være lett å bruke - jobb med brukervennlighet
Ingen gidder å bruke et intranett som er umulig å finne frem i og vanskelig å bruke.
10. Sørg for at Intranettet er tilgjengelig overalt - også på mobil
Intranettet må være tilgjengelig på flere digitale enheter - både mobil, lesebrett og PC.
Les også:
Netflix og HBO kan sprenge nettkapasiteten
