Det norske firmaet OfficeMaster vil frelse verden med loggen sin. De har laget et program, med samme navn som firmaet, som loggfører alt det viktige som skjer i en bedrift.
– Dette er en helt ny måte å bevare bedriftens informasjon på og presentere den til brukerne, sier daglig leder i OfficeMaster, Hans-Chr. Francke. Programmet gir tilgang til langt flere data og dokumenter, og er mye raskere enn noe annen på markedet.
Siden årsskiftet har bedriften solgt lisenser på programmet, som er resultatet av Franckes mangeårige arbeid. Han fikk ideen til den nye programstrukturen i 1993, og siden den gangen har han ofret seg helt for utviklingen og salget.
Loggen
Det viktigste elementet i Franckes kreasjon er loggen. Den tar vare på alt som skjer, og relaterer alt til kontaktpersoner, firmaer, prosjekter, aktiviteter, brukerne i nettverket og til alle kombinasjoner av disse. Alle dokumenter som brukerne produserer, slik som regneark, CAD-tegninger, brev og liknende, blir katalogisert i loggen, som holder rede på hvor dokumentene befinner seg.
Det betyr at programmet virker som et dokumenthåndteringssystem, men i motsetning til de fleste slike inneholder loggen også et bilde av dokumentet. Ifølge Francke tar det bare et sekund å søke i loggen etter relevante dokumenter. Hvis du får opp mange som passer beskrivelsen, kan du bla gjennom bildene av dem uten å åpne hvert dokument for å finne det riktige.
– Måten programmet er bygget opp på, gjør det svært godt egnet til å holde rede på prosjekter, sier Francke. Selv om mange skreddersydde programmer har større funksjonalitet, er de tunge å bruke og krever dyptpløyende kurs om du skal bli god i å bruke dem. OfficeMaster er mye enklere, og langt flere medarbeidere i en bedrift har glede av funksjonaliteten, hevder Francke.
Database
OfficeMaster bruker en Microsoft-database for å lagre loggen. I bedrifter med mindre enn 20 brukere benyttes Access, mens de med større behov bruker den tyngre SQL Server. Selv om databasen vedlikeholdes sentralt, og brukes av alle, betyr ikke det at hvem som helst har tilgang til all informasjonen. Hvem som har innsyn i hva, kan organiseres på flere ulike nivåer, og den enkelte bruker kan merke elementer så de blir helt private.
En del av funksjonene som programmet tilbyr, har allerede mange brukere gjennom andre gruppevareløsninger, slik som Outlook og Lotus Notes. Men Francke peker på at andre gruppevareløsninger har ikke det samme utgangspunktet i en logg som kan lagre sammenhenger og relasjoner mellom elementer som kontakter, selskaper og prosjekter.
Et eksempel er at når telefonlisten oppdateres med et nytt telefonnummer, vil alle kontakter i dette firmaet få oppdatert nummeret. Fordi mange allikevel vil fortsette å bruke annen programvare i tillegg, kan OfficeMaster synkronisere oppgaver, avtaler og adresser med Microsoft Outlook, og til PDA-er med Palm operativsystem.
