Hjemmekontor er et viktig smittevernstiltak mot covid-19. Det reduserer kontakt på arbeidsplassen og reiser til og fra jobb. I Regjeringens plan for gjenåpning av samfunnet ble det i større grad åpnet opp for at ansatte kan komme tilbake til arbeidsplassen.
Kan arbeidsgiver gjenåpne arbeidsplassen?
Dagens anbefaling er at arbeidsgivere bør sikre at ansatte kan holde minst én meters avstand i hele arbeidstiden. Arbeidsgivere som ikke kan sikre dette, må fortsatt tilrettelegge for hjemmekontor. Videre oppfordrer Regjeringen til hjemmekontor og elektronisk møtevirksomhet i så stor grad som mulig i områder hvor ansatte er avhengig av offentlig transport. Regjeringen har satt ned en arbeidsgruppe som har sett nærmere på tiltak for å få ansatte tilbake på kontoret i Oslo og Bergen, hvor presset på kollektivtrafikken er størst.
Noen kommuner har også lokale regler som legger begrensninger på gjenåpning av kontoret. Dette gjelder blant annet for Oslo kommune. Etter den lokale forskriften skal hjemmekontor brukes så langt det er praktisk mulig. I vurderingen av hvem og hvor mange som skal være på hjemmekontor er hensynet til nødvendig drift sentralt, herunder virksomhetens egenart. Den enkelte arbeidsgiver må derfor undersøke om det er underlagt lokale regler.
I vurderingen av gjenåpning bør arbeidsgivere blant annet se på følgende spørsmål:
- Hvordan er smittesituasjonen nasjonalt og lokalt?
- Vil fortsatt bruk av hjemmekontor sikre hensynet til effektiv drift?
- Leverer virksomheten tilstrekkelig kvalitet på tjenestene fra hjemmekontor?
- Har de ansatte tilgang til systemer og utstyr som er nødvendig i arbeidet?
- Hvordan blir belastningen på kollektivsystemet ved gjenåpning?
- Kan ansatte reise til og fra jobb uten bruk av kollektivsystemet?
- Kan virksomheten ivareta kravene til avstand i lokalene?
- Har de ansatte et forsvarlig arbeidsmiljø fra hjemmekontor?
- Kan tilstrekkelige smittevernstiltak iverksettes på arbeidsplassen?
- Hvordan påvirkes virksomheten dersom en større andel av de ansatte blir syke eller satt i karantene?
Skal alle ansatte tilbake på jobb?
Konkluderer virksomheten med gjenåpning, blir spørsmålet om det er nødvendig at alle ansatte kommer tilbake på kontoret. Dersom det er kritisk at visse funksjoner er fysisk til stede på arbeidsplassen, så kan en gradvis gjenåpning være den beste løsningen for å redusere smitterisikoen blant ansatte. Forskjøvet arbeidstid og delvis hjemmekontorløsning er også et godt virkemiddel for å redusere antall ansatte på jobb samtidig. I tillegg reduseres presset på kollektivtrafikken. Dette er også et av virkemidlene som er foreslått fra Helsedirektoratet for å få ansatte tilbake på kontoret i Bergen og Oslo.
Plikt til individuell tilrettelegging
Arbeidsgiver må vurdere om ansatte har behov for individuell tilrettelegging. Dette kan enten være på arbeidsplassen, eller ved at den ansatte fortsatt får mulighet til å ha hjemmekontor. Fortsatt bruk av hjemmekontor vil typisk være relevant for ansatte i risikogrupper, ansatte som er avhengig av kollektiv trafikk, ansatte som har milde symptomer eller er i karantene, eller ansatte som blir rammet av andre smittevernstiltak.
Arbeidsgiver må gjennomføre en risikovurdering og iverksette smittevernstiltak
Forut for gjenåpning må arbeidsgiver gjennomføre en risikovurdering av smittefaren på arbeidsplassen. Smittereduserende tiltak må iverksettes basert på risikovurderingen, herunder generelle og individuelle tiltak.
Typiske risikofaktorer er manglende renhold og hygiene, nærkontakt, kontorets utforming, møter, felles kjøkken eller kantine, treningsrom, garderobe, reiser, varelevering og ansattes atferd/manglende opplæring.
Eksempler på smittereduserende tiltak er god hånd- og hostehygiene, mulighet for håndvask og hånddesinfeksjonsmidler, forsterket renhold, syke personer skal holde seg hjemme, kontaktreduserende tiltak, transportparkering, adgangskontroll og bruk av matpakke eller ferdigpakket mat fra kantinen. Kontaktreduserende tiltak må sikres i lokalet som sådan, herunder på kontorplassen, møterom, kantine og andre bevegelsesområder som printer, heis, trapper, garderobe mv.
Klare skriftlige rutiner og instrukser for ansatte må på plass før gjenåpning.
Ansatte og tillitsvalgte skal involveres
Risikovurderingen og iverksettelse av tiltak skal gjøres i samarbeid med de ansatte og tillitsvalgte, samt verneombud. Virksomheter med minst 50 ansatte skal også involvere arbeidsmiljøutvalget i arbeidet. Dersom virksomheten er tilknyttet en bedriftshelsetjeneste, så kan de bistå i kartleggingen og risikovurderingen.
Manglende etterlevelse kan medføre straffeansvar
Arbeidsgivere må ta smittevernreglene og anbefalingene fra myndighetene på alvor. Manglende etterlevelse av kravet til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø kan medføre straffeansvar, herunder bøter og fengsel inntil ett år eller tre år for særlig skjerpende omstendigheter.
