Når budsjettene krymper, kan det kanskje være lurt å ta en titt på de ulike kostnadene i bedriften. En av de store utgiftspostene er ofte utskrifter. Ulike skrivere i alle formater og av forskjellige generasjoner står rundt omkring i bedriftene.
Gjerne utplassert en gang for å løse et behov og siden har de stått der og generert både utskrifter og utgifter.
IT-analyseselskapet IDC mener at utskrift er et av de siste områdene for IT-utgifter der det kan gjennomføres betydelige besparelser med liten risiko.
Konkurrenten, analyseselskapet Gartner, sier at utgifter forbundet med utskrift er det siste store området med ukontrollerte kostnader.
De store skriverleverandørene har sett denne utviklingen og alle arbeider stort sett langs samme akse. Konsolidering er løsningen. Få alle utskriftene kanalisert til færre og større enheter, og sørg for at de skrives ut med billigst mulig teknologi.
Litt spøkefullt kan dette kanskje karakteriseres som å skyte seg sakte i foten. Jo flere skrivere, gjerne med dyrt blekk eller toner, desto større blir omsetningen. Men så er det det med konkurranse da. Hvis du ikke hjelper kunden på bedre tanker selv, står konkurrentene i kø for å gjøre jobben.
Undersøkelser viser at virksomhetene kan spare 30 prosent eller mer på en slik omlegging av utskriftsrutinene. Løsningen kan være å outsource alt som er av utskriftsløsninger til leverandøren.
En undersøkelse som ble utført av ICM Technology på vegne av Canon blant 148 norske bedrifter viste at 65 prosent ikke hadde noen formening om hvor mye penger som ble brukt til utskrift. Akkurat som dopapir var det noe man bare måtte ha.
Undersøkelsen sa ikke noe om hvordan det sto til med de siste 35 prosentene og hvor dype refleksjoner de hadde gjort seg om kostnadene, men den indikerer at mellom en og tre prosent av virksomhetenes omsetning brukes på utskriftsaktiviteter.
Fra boksleverandør til konsulent
Fra å selge skrivere og kopimaskiner har de store leverandørene gått igjennom et fundamentalt teknologiskifte. De gamle analoge kopimaskinene er borte og erstattet av såkalte multifunksjonsmaskiner. De kan både kopiere, skrive ut og skanne direkte til digitale dokumenter og andre viktige kontorfunksjoner.
De nye multifunksjonsmaskinene har gjort forskjellen mellom elektroniske og papirbaserte dokumenter mye mindre. Deres rolle er like mye å motta papirdokumenter og digitalisere dem som å kopiere og skrive ut dokumenter.
Det er en endring som gjenspeiles i måten leverandørene arbeider på også. De har utviklet seg fra å være leverandører av skrivere og kopimaskiner til systemleverandører som selger komplette dokumenthåndteringssystemer med digitale arkiver.
Bedre teknologi
Selve multifunksjonsmaskinen har også gjennomgått store endringer i riktig retning. Utvikling innen elektronikk og mekanikk har bidratt til en betydelig forenkling og forbedring av slike maskiner de siste ti årene.
Tradisjonelt har slike maskiner brukt ganske mye energi. Et av energislukene er trommelen som fikserer avtrykket ved å presse og varme det til papiret. Nye maskiner som Canon og andre har utviklet gjør at varmen kan tilføres når den trengs og ikke på kontinuerlig basis. Digitale trykkmaskiner har reduserte hvileenergien i fikseringstrommelen ned til 3 watt.
En annen måte å redusere ressursbruken på er ved noe så enkelt som å bruke papiret på begge sider. Det er selvfølgelig noe maskinprodusentene markedsfører ivrig siden det er papirleverandørene som taper omsetning, ikke de selv.
Stort markedI forhold til utskrifter folk gjør på kontoret er offsetmarkedet enormt. Men framtiden er usikker for de gamle trykkpressene.
En undersøkelse for Canon, utført av professor emeritus Frank Romano ved Rochester University of Technology, peker på at digitaltrykk vil øke jevnt og trutt frem mot 2020. Drivkreftene er bedre IT-løsninger og bedre og billigere maskiner.
Denne utviklingen som har pågått i flere år vil forsterke seg frem mot 2020. Stadig mer av det som trykkes vil være mindre opplag som vil favorisere digitaltrykk i forhold til tradisjonelle metoder.
