Feil som gjøres i tilbudsfasen, er vanskelig å rette opp i etterkant. Nye prosjekter etableres gjerne på basis av tidligere prosjekter med etterfølgende tilpasninger og endringer. Dette krever en godt strukturert erfaringsbase.
Gode rutiner må etableres slik at utilsiktede elementer ikke kopieres inn uten å bli kvalitetssikret før grunnlaget sendes til kunde og danner basis for vurdering tilbudet. Arbeidet foregår ofte under sterkt tidspress. Hyppige endringer skjer på kort tid, og mange ulike personer er involvert samtidig. Dette åpner for feil som enten kan fordyre tilbudet eller som kan utelate vesentlige elementer; faktorer som skaper stor risiko for bedriften.
Rolls-Royce Ship Technology i Ulsteinvik, verdensledende på design av offshorefartøy, har tatt konsekvensen av dett. Som første pilotkunde har de anskaffet en ny dataløsning for å håndtere sitt tilbudsarbeid - TenderSuite. Også Skipskonsulent, en del av Vik&Sandvik Gruppen som er Norges største skipskonsulentselskap, har anskaffet verktøyet.
Nettbasert
TenderSuite er et resultat av et langsiktig forsknings- og utviklingsarbeid med støtte fra Norges Forskningsråd og SND. Arbeidet ble startet i 2001 som en del av et større forskningsprosjekt i samarbeid mellom Marintek og Det Norske Veritas. Prosjektet er videreført i en spin-off bedrift, proNavis as i Trondheim.
Hovedtanken er at alle salgsprosjekter bygges opp enten som en kopi fra et tidligere prosjekt eller basert på en mal avhengig av type prosjekt. Tekst og tall lagres i en database i henhold til nedbrytingsstrukturen (kapittelinndelingen) i prosjektet, og ferdige dokument eller regneark trekkes ut ved behov. Fordelen er at alle prosjekter er tilgjengelige ett sted, søkbare etter et antall prosjektparameetre. Man slipper å lete i en ofte ustrukturert flora av kataloger og filer etter dokumenter fra lang tid tilbake.
Erfaringsdata fra tidligere prosjekter kan finnes på hver enkelt gruppe i en gruppestruktur, og ikke gjennom å åpne og kopiere fra andre dokumenter. I tillegg kan man vedlikeholde maler av typiske prosjektkategorier og dermed unngå kopiering av samme feil fra prosjekt til prosjekt.
TenderSuite er bygget opp som en flerbruker-nettløsning, beregnet på bruk internt i en bedrift, men også til å gi rollebasert tilgang for brukere, eksempelvis kunder eller underleverandører. Dermed kan hver enkelt arbeide på sine deler av prosjektet, samtidig som man til enhver tid har tilgang til hva andre gjør og kan kommunisere med disse. Under arbeid med kalkylen vil man også til enhver tid ha oversikt over når endringer gjøres i tilbudsspesifikasjonen slik at disse kan tas hensyn til.
Vekker interesse
Rolls-Royce Ship Technology, som har vært involvert i utviklingsarbeidet, og Skipskonsulent ser potensialet ved at mange kan jobbe parallelt og interaktivt på samme prosjekt, og dermed redusere risikoen for at ulike personer arbeider på ulike versjoner. En sentral faktor er imidlertid malmekanismen, hvor bedriftens grunnlag for nye prosjekter kan vedlikeholdes ett sentralt sted framfor i en flora av ulike dokumenter. Dette gir bedre kontroll og reduserer administrasjonskostnadene.
Maritim industri, både offshore og skipsbygging, har lenge ønsket bedre verktøy for spesifikasjon og kalkyle. Flere maritime industribedrifter vurderer nå å implementere TenderSuite.
