Forsvaret har utviklet en rekke IT-systemer for å effektivisere alle sider ved virksomheten.
Etter hvert som både organisasjon og teknologi har utviklet seg, har antallet systemer skutt i været og utviklet seg i kompleksitet og funksjonalitet. Hver tjenestegren valgte de systemene som passet for dem og utviklet disse videre.
Det som i utgangspunktet var viktige hjelpemidler ble etter hvert svært uoversiktlig. De færreste av Forsvarets rundt 200 ulike systemer snakket sammen. Noe måtte gjøres.
Big Bang
Det er rundt ti år siden de første ideene rundt det som ble til det overbyggende datasystemet Golf ble lansert, men oppstarten tok tid.
Spørsmålet var hvilken strategi som skulle følges. Skulle Forsvaret ta vare på de beste systemene, slik som Hærens materialhåndteringssystem og Luftforsvarets vedlikeholdssystem?
Skulle de integrere disse i et større system samtidig som de mindre og foreldede systemene ble faset ut? Eller skulle de gjennomføre det som ofte omtales som Big Bang; kaste alt og starte på nytt med ett stort system?
Det ble Big Bang.
Tøffere krav
Da Statens økonomireglement på slutten av 90-tallet satte krav til sporbarhet av transaksjoner, måtte noe gjøres. Golf ble startet opp for tre og et halvt år siden og skulle bli Forsvarets felles system for styring og kontroll av personell-, materiell- og økonomifunksjoner.
Etter en anbudskonkurranse ble det en konstellasjon som kalles Team IBM som stakk av med seieren i desember 2001. Ikke alle likte det. Accenture synes ikke saksgangen var mye å rope hurra for og det førte til at igangsettingen ble utsatt til klagen var behandlet.
I stedet for å tilpasse systemet til Forsvaret, skal det motsatte skje. Forsvaret skal i stor grad tilpasse sin organisasjon og sine prosesser til systemet. Målet er å oppnå effektiviseringsgevinster, men det er selvfølgelig en ekstra utfordring at Forsvaret samtidig gjennomgår store endringer uavhengig av den omleggingen Golf krever.
Golf er basert på SAP R/3 som er en gammel, men velprøvd programvareplattform. Ulempen, som flere peker på, er at systemene som bygges på denne plattformer blir rigide og krever stor konsulentinnsats når det er nødvendig å gjøre endringer. Enkelte mener at R/3 er som å bygge hele huset i betong. Det fungerer bra helt til du trenger å flytte på en vegg. I Forsvaret flyttes veggene nesten kontinuerlig, derfor er det en ekstra utfordring å bygge Golf før de største endringene er unnagjort.
Hvorfor R/3 er valgt og ikke den mer moderne plattformen mySAP.com, eller den enda nyere integreringsplattformen NetWeaver, ønsker ikke SAP Norge å kommentere.
Det danske forsvaret har også valgt SAP, men valgte allerede fra starten å beholde en del av kjernesystemene og integrere dette inn i sitt nye DeMars-system.
Delt opp
For å skaffe seg en viss mulighet til å påvirke utviklingen ønsket ikke Forsvaret at Golf skulle være ett stort prosjekt. I stedet ble det delt opp i leveranseprosjekter; LP1, LP2 og eventuelt LP3, med flere mindre milepæler underveis. På den måten er det en viss mulighet, selv nå etter at LP1 er levert, å ombestemme seg og gå for en annen utviklingsretning, selv om det er lite trolig. Alt tyder på at LP2, som snart skal startes opp, blir delt opp i to eller tre underprosjekter. LP1 har tatt for seg økonomi og lønn, mens hovedmålet med LP2 er internregnskap, materiell og logistikk.
– Selv om LP1 er bygget på SAP-teknologi som forutsatt, er det fortsatt mulig å vurdere alternativer for LP2. Hovedelementet i LP2 er logistikk og vi vurderer alle mulige alternativer for å få det best mulige systemet, sier brigader Barthold Hals. Han er leder for omstillingsorganisasjonen Fokus og sitter i programstyret for Golf.
På tross av ambisjonene om å fornye alt, har det vist seg vanskelig å kaste ut alle de gamle systemene. Et av de som nå får forlenget levetiden er Luftforsvarets IMAS-system som er levert av IFS til drift og forvaltning. I påvente av at Golf-programmet utvikler noe nytt, har Forsvaret utvidet kontrakten med IFS slik at systemet kan håndtere de nye fregattene også.
.png){kind=logo}
Vanskelig overgang
Ikke alle i Forsvaret er like fornøyd med måten Golf har utviklet seg på. Spesielt Hæren har målbåret kritikken mot LP1. Onde tunger internt i Forsvaret har døpt det nye lønns- og økonomisystemet for " Tsjernobyl", selv om programmet selv neppe kan lastes for alle problemene som har oppstått. Faktisk peker Riksrevisjonen på at Forsvaret kunne kommet værre ut enn de gjorde i fjor om det ikke hadde vært for Golf. Samtidig med innføringen av det nye systemet har Forsvarets kvittet seg med dem som tidligere drev med lønn og regnskap, og det kan ha bidratt til å gjøre overgangen vanskeligere.
Politikerne har også raslet med sablene. Både Fremskrittspartiet og Senterpartiet har uttrykt bekymring over kostnadene og innføringsprosessen.
I følge brigader Jon Rikter-Svendsen, som er programleder for Golf, er ambisjonene for LP2 redusert etter krav om lavere pengebruk. Det betyr at systemet vil bli et fullverdig system for eksternregnskap og internregnskap, og det kan bli aktuelt å benytte de eksisterende systemene for materialhåndtering og vedlikehold i Luftforsvaret og i Hæren i stedet for å bygge et nytt.
– Jeg kan se at det ikke har vært enkelt å innføre et nytt datasystem med alle omveltningene som har vært i Forsvaret, sier leder i Stortingets forsvarskomité Marit Nybakk fra Arbeiderpartiet. Grunnen til at vi ønsket en oppdeling av programmet i flere faser var muligheten til ha kontroll og beslutningspunkter. Vi tror det var fornuftig å senke ambisjonene i LP2, også for å kunne forhandle frem bedre priser fra leverandørene.
Ikke bare IT
Selv om innføringen av LP1 har bydd på utfordringer, har systemet bidratt til å rydde opp. Til sammen 47 ulike lønnssystemer er erstattet av ett. Det er ikke lenger mulig at personell får lønn uten hjemmel eller at personer befinner seg i et organisatorisk ingenmannsland.
– Golf er mye mer enn utviklingen av selve IT-systemet. Bare halvparten av pengene som er brukt i LP1 er gått til det. Resten er benyttet til andre ting, sier leder av Team IBM, sivilingeniør Geir Haugen.
Det nye systemet gjør at det trengs nye prosesser med god dokumentasjon. Stillinger skal nedlegges og nye skal opprettes samtidig som de ansatte skal ha grundig opplæring. I tillegg skal data fra systemene som skal fases ut konverteres og kvalitetssikres. LP1 har også omfattet etableringen av to nye organisatoriske enheter; Forsvarets regnskapsenhet i Bergen og en helpdesk for brukerne.
