Handler IT-tjenester for milliardbeløp Men kompetansemangel reduserer gevinsten

Bergen: Kontrasten er stor fra kontoret med panoramautsikt over byen i rådhusets ellevte etasje, til det yrende livet i Marken barnehage noen kvartaler unna. Elin Sjødin Drange kaster seg ut i lek med fireåringene for å få en føling med hva de kommende IT-innkjøpene egentlig handler om: Bedre tjenester og mer rasjonell bruk av skattebetalernes penger.

Kommunaldirektøren leder Byrådsavdelingen for finans, konkurranse og omstilling, og en av hennes viktigste oppgaver denne våren er å planlegge anskaffelsen av nytt lønns- og personalsystem til 16.000 ansatte.

Artikkelen fortsetter etter annonsen

annonsørinnhold

Du har garantert produktene deres hjemme. Slik får giganten enda smidigere produksjon

Uventet

Behovet for å skifte ut systemet kom en smule uventet.

– Vi bruker Norsk lønn og personal fra EDB Business Partner i dag. Nå skifter EDB til en ny plattform, der mye er basert på løsninger fra tyske SAP. Vi tenkte det kunne defineres som en oppgradering, men det ble en litt for tøff tolkning av regelverket, sier Drange.

Det betyr at nytt lønns- og personalsystem må ut på full anbudsrunde i alle EØS-landene. Et skifte som blir mer arbeidskrevende enn antatt.

– Vi trodde jo at vi kunne beholde leverandøren og se det som en oppgradering, men her måtte vi tenke helt nytt.

Pakkeløsning

Dermed går det med en del arbeidstimer til å planlegge hva et nytt system skal omfatte. Siden forrige innkjøp har de ulike løsningene utviklet seg mye, slik at Bergen kan bake inn flere styringssystemer i den samme pakken.

– Bør rekruttering være en del av lønns- og personalsystemet? Det er ett av spørsmålene vi stiller oss. Vi er i gang med en egen HR-strategi for kommunen, og det nye systemet bør understøtte slike oppgaver, sier kommunaldirektøren.

I tillegg har Bergen nylig kjørt et anbud på vikar- og turnussystem, som gikk til TietoEnator. Dette kan ikke leve sitt eget liv på siden av kommunenes øvrige IT-tjenester.

– Vi må sikre oss at dette kan fungere sammen med det nye systemet vi lander på. Det betyr at vi må være sikre på at vi kjøper en løsning med åpen struktur, poengterer Elin Sjødin Drange.

Mer enn data

Disse spørsmålene skal HR-direktør Eli Glambek finne svar på. Hun leder forprosjektet for den nye IT-pakken sammen med en innleid konsulent fra KPMG.

– Vi involverer mer enn 100 mennesker i organisasjonen for å kartlegge arbeidsprosessene som de nye systemene skal fange opp, forklarer hun. Glambek er jurist og hentet fra Universitetet i Bergen. Det illustrerer at investeringen dreier seg like mye om organisasjonsendringer som et rent dataprosjekt.

Krevende

Bergen kommune har 16.000 ansatte fordelt på 350 enheter. Da snakker vi om skoler, barnehager, eldreinstitusjoner, en rekke kommunale tjenesteorganer og sentraladministrasjonen.

– Systemet skal fungere like godt for alle disse, og det kommer til å bli en krevende jobb å få på plass en kravspesifikasjon. Målet er å lyse ut et anbud på den offentlige plattformen Doffin før sommeren. Jeg tror vi tidligst snakker om mai måned, men vi kan nok havne ut på høsten, sier Glambek.

Artikkelen fortsetter etter annonsen

annonse

Energieffektivisering og avkarbonisering: Denne strategien blir anerkjent som den smarteste

Stor gevinst

– Hvor stor investering er dette for Bergen kommune?

– Vi snakker om minst 20 millioner kroner. Det spørs hvor mange elementer vi skal legge inn i dette, som turnus og HR. Kanskje ender vi på en løsning til drøyt 50 millioner kroner, sier Sjødin Drange.

Mye penger, men direktøren regner med å få mye igjen for denne investeringen.

– Her forventer vi tydelige gevinster. Dette skal bli et strømlinjeformet og mer brukervennlig system enn det vi har i dag. Dermed skal vi få en mer effektiv bruk av ikke bare selve dataløsningene, men ressursene vi har til rådighet, påpeker Sjødin Drange.

Kan glippe

Både Elin og Eli håper det kan bli rene penger å hente.

– Et konkret eksempel er refusjon av sykepenger fra NAV. Vi får tilbake penger hvis folk har sykefravær. Hvis vi ikke melder inn fraværet innen en frist, går vi glipp av de pengene. I 2006 fikk vi tilbake 365 millioner kroner med slike refusjoner. Hvor mye vi gikk glipp av, vet jeg ikke, og det nye systemet må gi oss skikkelig kontroll på dette, sier kommunaldirektør Elin Sjødin Drange.

Eli Glambek har store forventninger til systemer som snakker sammen.

– I et lengre planleggingsperspektiv skal personaloversikten raskt gi oss oversikt over alderen på eksempelvis lærerne på skolene. Det gir oss en pekepinn på rekrutteringsbehovet i årene fremover, sier hun.

– Og det er rene penger å hente på et vikarsystem som holder rede på hvor mye den enkelte jobber. Dermed kan en leder med et tastetrykk hyre inn en som har jobbet lite fremfor en vikar som må tas inn på overtidsbetaling, poengterer HR-sjefen.

Helse Vest

Bergen kommune ser mye på hvilke erfaringer Helse Vest gjør seg, etter en tilsvarende IT-omlegging der. Og nettopp refusjon av sykepenger har vært blant de mest konkrete gevinstene, så langt.

De siste par årene har helseregionen kjøpt inn og begynt å ta i bruk nytt lønns- og personalsystem utviklet av Agresso og levert av Ergo Group. Samtidig er en rekke andre systemer i ferd med å komme på plass, med et mål om at alt skal integreres – det vil si fungere sammen.

– Vi har standardisert alle arbeidsprosesser basert på behovene til ledere og øvrige medarbeidere. Lønn, HR, rekruttering og kompetanseoversikt. Her skal vi kunne hente ut de opplysningene vi trenger alle steder, men informasjonen er kun lagt inn ett sted én gang, forklarer personal- og organisasjonsdirektør Hilde Christiansen i Helse Vest.

Hun understreker at dette ikke er som et rent IT-prosjekt å regne, men en organisasjonsutvikling ved alle sykehusene i Helse Vest. Selv er hun imponert over viljen og energien de ansatte har lagt inn for å komme i mål på kort tid.

– I løpet av ni måneder har 25.000 medarbeidere tatt systemene i bruk. Fremdeles gjenstår noe på kompetanse og utvikling, samt noe innen personal. Både budsjett og tidsplan er fulgt som planlagt, sier Christiansen.

Forventer 280 millioner

Totalt er det investert 20 millioner kroner. Dette kommer til å bli hentet inn 15 ganger, hevder hun.

– I løpet av fem år forventer vi en samlet gevinst på om lag 300 millioner kroner av prosjektet. Da tar vi hensyn til alle effekter, ikke minst bedre planlegging av de ulike arbeidsoppgavene. Allerede nå kan vi dokumentere gevinster, understreker personaldirektøren.

Der Bergen kommune håper å tette huller, kan Helse Vest allerede telle ekstra kroner i kassen. Oversikten over sykefraværet er blitt merkbart bedre med en IT-løsning som fanger opp alt sammen. Dermed går ikke sykehusene glipp av refusjoner fra NAV.

– Vi ser rett og slett at refusjonsbeløpene er større, uten at sykefraværet har økt, sier Christiansen. I tillegg trekker hun frem gevinster som bedre arbeidsplanlegging, bedre kvalitet på rekrutteringen og god e-opplæring.

Gevinstene kan være overdrevet

Offentlig sektor digitaliserer på harde livet for bedre effektivitet, men mangel på it-standarder og kompetanse reduserer gevinstene.

Denne våren regner Ergo Group med at det offentlige kjøper administrative it-verktøy for 200 millioner kroner. EDB Businesspartner ser for seg et marked på langt over én milliard kroner på anskaffelser av it-tjenester i løpet av året. Kommunene er de ivrigste til å modernisere.

– Mens 2007 var et forholdsvis rolig år sammenlignet med året før, ser vi en økning i anbudsutlysningene for 2008, sier direktør for Løsninger, Håvard Larsen i Ergo Group. Selskapet er heleid av Posten og spesialiserer seg på drift, løsninger og konsulentbistand.

– Kontraktene ser ut til å variere mellom to og 40 millioner kroner, og de fleste strekker seg over flere år, sier Larsen.

Rekruttering

– Det offentlige vil ha bedre service på sine nettsider, som søking om barnehageplass eller flytting. Og flere kommuner er interessert i å bedre rekrutteringen ved å tilby elektronisk jobbsøking via nettsidene, sier kommunikasjonsdirektør Geir Remman hos EDB Business Partner. Selskapet kjernevirksomhet er løsninger for virksomhetskritiske IT-tjenester.

Effektivisering er målet som ligger til grunn for de fleste IT-investeringene.

– Hvis saksbehandlere kan slippe å flytte papir og heller ha all dokumentasjonen tilgjengelig elektronisk, sparer de mye tid og arbeid, sier Remman. I tillegg er mange på jakt etter automatisering og forenkling av oppgavene, som digitale verktøy for turnusplanlegging innen helse- og omsorgssektoren.

– Vi ser en voldsom fornyelse av digitale verktøy i offentlig sektor, sier Remman. Årsaken finnes blant annet i dagens rød-grønne styre.

– Regjeringen legger ikke akkurat opp til å kutte i offentlige budsjetter, og IT får sin del av det, sier Remman.

Mange hindringer

Kommunenes Sentralforbund heller kaldt vann i blodet på dem som venter store og raske gevinster av nye dataverktøy.

– Prosjektet ”Tjenester på nett” har gått i halvannet år og viser at IKT gir gevinster, om ikke like store på alle områder. Men det er en del å hente på elektroniske tjenester, fordi mye av jobben skyves over på brukerne, sier underdirektør Svein Erik Wilthil i KS Folkestyre og regional utvikling.

Wilthil ser at det mangler mye kompetanse på bruk av elektroniske verktøy, spesielt innen helse og omsorg, både i kommunal sektor og ved sykehusene.

– Her kan det frigjøres mye ressurser ved å slippe å registrere de samme dataene flere ganger gjennom elektronisk utveksling av informasjon mellom helse- og omsorgstjenesten i kommunene, sykehus og fastleger, sier underdirektøren.

Lukkede dører

I tillegg er leverandørenes proprietære systemer en hodepine.

– Systemene er som regel ikke designet for å kunne fungere sammen med konkurrerende løsninger eller andre fagsystemer. Å utvikle integrasjonsløsninger mellom ulike fagsystemer er kostbart. Nasjonale standarder og kravspesifikasjoner er nødvendig for å muliggjøre sømløs overføring av data. KS gjør en jobb for å utvikle slike standarder for kommunene, men for å få fart på arbeidet, bør regjeringen bidra med midler, mener Svein Erik Wilthil.

IKT-kjøp øker over alt

Denne våren handler det offentlige mer innenfor alle deler av IKT-bransjen. Telekomkjøpene dobles.

I 2008 ligger det an til omfattende investeringer i offentlige virksomheter, ifølge en oversikt som anbudsfirmaet Kionor har utarbeidet for Teknisk Ukeblad.

Narvikbedriften har sett på kontrakter som er lagt ut på anbud fra november 2007 og frem til midten av februar i år for å få et bilde av kontrakter som blir signert vinteren og våren 2008.

Datatjenester med konsulentoppdrag er en egen ”kontraktskode” i den offentlige anbudsplattformen Doffin. Her er det utlyst 135 kontrakter i perioden. I samme periode for ett år siden var tallet 114. Det er en økning på 18,4 prosent.

Tilsvarende er økningen i anbud på datautstyr og -materiell på 28 prosent, mens telekommunikasjonstjenester har økt med hele 215 prosent sammenlignet med samme periode i fjor.