Temperaturen i heisene skal ligge konstant på 20 grader og fuktigheten på 50 prosent. Med en heissjakt over seks etasjer har det vært en utfordring for ingeniørene.
– Variasjoner i temperatur og fuktighet gir vekstvilkår for mikroorganismer, som over tid bryter ned og ødelegger papirer. Våre dokumenter skal arkiveres i tiår etter tiår. Etter 25 år skal de overleveres til Riksarkivet, ja i prinsippet skal de leve evig, forklarer arkivleder Marianne Tvedt i Sjøfartsdirektoratet.
Tvedt forteller at de har lagt seg på strengere klimakrav enn Riksarkivet. Toleransegrensene er mellom 18 og 22 grader og 45 og 55 prosent luftfuktighet. – Det er det samme som Riksarkivet, men vi har også stilt krav til hvor raskt endringer kan skje. For temperatur er det maksimalt en halv grad per time, og for luftfuktigheten har vi krevd maksimalt en prosent endring per time og tre prosent per døgn. Det er som Nasjonalbiblioteket, og det er strenge krav.
I 2006 flyttet Sjøfartsdirektoratet fra Oslo til Haugesund, som vanlig etter mye støy når en offentlig institusjon skal ut av hovedstaden. Direktoratet fikk kremtomta ved Karmsundet, det skal godt gjøres på mistrives her med bølgeskvulp rett utenfor kontorvinduet.
Seks kilometer arkiv
Sjøfartsdirektoratet sitter på et arkiv som fyller 6000 hyllemeter. Det forteller historien til alle norske fartøy som har seilt på de sju hav.
Det gamle i arkivet i Oslo var ineffektivt. Dokumenter måtte hentes manuelt, papirer om ett og samme fartøy kunne ligge i ulike etasjer, et dokument var kanskje utlånt til en saksbehandler uten at det var registrert, de ansatte brukte svært mye tid på å leite etter riktige papirer.
Flyttingen vestover ga anledning til å ta et løft når det gjelder heiskvalitet. Midt i bygget fyller heissjakten et svært rom, i den løper de tre heisene, hver tre meter bred. Til sammen har sjakten 18 åpninger over 20 meter. Selve heisen er en tysk modell som ofte anvendes på delelager. Bildeler er robuste gjenstander som tåler store svinginger i temperatur og luftfuktighet.
– Det unike med vår løsning er klimakontrollen, sier Tvedt.
Utfordringen hos Sjøfartsdirektoratet var å konstruere arkivheisen slik at «været» alltid var det samme i alle etasjer, dag som natt, sommer som vinter. Papir nedbrytes fort når temperatur og fuktighet svinger.
– Ett av problemene var at luften naturlig nok blir kaldere nede i bygget enn i de øverste etasjer. Arkivheisen fikk en egen seksjon i ventilasjonssystemet, temperaturen justeres med kjøleaggregat. Og vi har luftavtrekk øverst og avtrekket i første etasje. I dag har vi nådd et kvalitetsnivå som vi er fornøyd med og som er skånsomt mot dokumentene, sier arkivleder Tvedt.
Prestisje
Heisene er levert av tyske Kardex, som i sluttfasen konkurrerte med to andre leverandører. – For oss var utfordringen å kombinere heisene med så mange uttaksåpninger. Meg bekjent er det fortsatt ingen i verden som har montert et anlegg med så mange åpninger over så stor høyde, sier Erik Mastad, administrerende direktør i Kardex Systems.
– Dette er absolutt et prestisjeprosjekt for oss, styringssystemet er meget komplisert, sier Mastad.
Ønsket radiomerking
Styringen av arkivheisene er integrert med saksbehandlingssystemet til Sjøfartsdirektoratet. Det har åpnet en ny hverdag for saksbehandlerne. Vil de ha dokumenter om Skibladner eller Christian Radich, er det bare å gjøre en elektronisk bestilling. Dokumentene hentes automatisk og bringes til ønsket etasje. Alle kan se på skjermen sin hvor dokumentene befinner seg.
Kapasiteten til arkivheisen er 1700 hyllemeter, 90 prosent er allerede utnyttet. Hvert år journalfører Sjøfartsdirektoratet 100 000 dokumenter. Heisen brukes også til distribusjon av post.
De 18 arkivmedarbeiderne er svært godt fornøyd med den avanserte heisen. I utgangspunktet drømte de om merking av hvert enkelt dokument med radiobrikke, som ville gjøre sporing enda lettere. Men den teknologien er ennå ikke helt moden, og dessuten for kostbar.
– Men kapasiteten i heisen er nesten brukt opp, og tilfanget av nye dokumenter stort, snart får dere et nytt problem?
– I dag skjer mer og mer av kommunikasjonen elektronisk, slik at det ikke er så mye vekst i papir. Og når et skip tas ut av trafikk, selges eller forliser, flyttes mappen ut av arkivheisen og ned i et manuelt arkiv, forklarer Marianne Tvedt.
