Overhalla kommune kunngjorde i fjor sommer en åpen anbudskonkurranse for rammeavtaler om brøyting og strøing av kommunale veier og plasser. Rammeavtalene hadde en varighet på inntil fire år (3+1), og totalverdien var anslått til 22 millioner kroner.
Det hele var delt opp i fem delkontrakter eller roder. Leverandørene kunne gi tilbud på én eller flere av dem. I denne saken er det rode 4 det gjelder.
Tilbudsfristen var 12. august 2022.
Konkurransen ble avlyst 16. september 2022 med denne begrunnelsen:
«I tråd med FOA § 25-4 avlyses konkurransen. Grunnlaget for dette er at
konkurransegrunnlaget er noe uklart i forhold til stilte kvalifikasjons- og
dokumentasjonskrav, samt prissettingen av tilbudene, slik at det foreligger usikkerhet rundt inngitte tilbud, som kan ha påvirket deltakelsen og/eller inngitte tilbud. Ny konkurranse skal gjennomføres og vil bli lagt ut medio neste uke (38), det minnes for øvrig om at denne vil inneha kortere frister.»
Så: Ny konkurranse
Kommunen kunngjorde 23. september en ny anbudskonkurranse for samme anskaffelse. Tilbudsfristen var nå 7. oktober.
I konkurransegrunnlaget var det stilt følgende kvalifikasjonskrav: «Leverandør skal ha nødvendig utstyr for gjennomføring av kontrakten, hovedkrav er listet opp i vedlegg G [(vedlegg F i ny konkurranse)]. Redegjørelse for tilgjengelig utstyr gjøres i metodikkbeskrivelsen som skal vedlegges anbudet.»
For rode fire var det stilt utstyrskrav for seks delstrekninger på totalt nesten 19 kilometer. Fem av dem skulle brøytes med brøytebil, mens en strekning på 1568 meter var det krav om egnet traktor eller hjullaster.
Kontraktene ville gå til leverandøren med den laveste prisen.
Fem leverandører leverte tilbud innen fristen: Gomo Entreprenør, J.
Barlien Transport, SRS Maskin & Landbruk, Felles Landbruk og Roem Gård.
Etter forespørsel fra kommunen ettersendte Felles Landbruk 10. oktober en plan over gjennomføring:
«Brøyting: Utføres med ny snøplog VT320 Tokvam. Denne er egnet til flere oppgaver
som veg, vegkryss og parkerings plasser.
Strøing: Utføres med ny sandspreder merke Tokvam SV 5000 slepvogn. om dere har
behov for dokumentert spredning av kg er denne klargjort for montering av det med et
tillegg i prisen.
Skraping: flere alternative løsninger på dette. Slitestål på plog byttes ut med slitestål
tilegnet is og Hart underlag. Baksjær på traktor er også en god løsning.
Jeg har sikret meg tilgang på hjelp om det skulle bli behov for det.»
I etterkant av avklaringen ble delkontrakten for rode 4 tildelt Felles Landbruk. I tildelingsbrevet sto følgende: «Felles Landbruk AS har levert tilbudet med lavest pris og innstilles til kontraktsforhandlinger.»
Roem Gård påklaget tildelingen 18. oktober, men kommunen opprettholdt tildelingen.
Kommunen henvendte seg til Felles Landbruk 19. oktober, og ba om å få ettersendt en metodebeskrivelse – en enkel beskrivelse av hvordan kontrakten var tenkt gjennomført. Felles Landbruk svarte på henvendelsen samme dag:
«Utføres på følgende vis.
1. I starten av sesongen brukes enten bakskjær eller vik plog for å danne grunnlaget,
etter hvert som forholdene tilsier det blir det brukt Diagonalplog / vik plog om
nødvendig snø fres.
2. Strøing av veg. utføres med slepevogn. Isriving / høvling av veg bestilles av Kommunen
og utføres med midtstilt skjær på lastebil.»
Roem Gård sendte inn klage til Klagenemnda for offentlige anskaffelser (Kofa) i november. Kommunen har ventet med å inngå kontrakt inntil saken er behandlet i klagenemnda, og saken har derfor vært prioritert av nemnda.
Ingen dokumentasjon
Roem Gård mener at kommunen har brutt regelverket ved ikke å avvise Felles Landbruk. Tilbudet fra det firmaet inneholdt ingen dokumentasjon på at selskapet oppfylte kvalifikasjonskravet om tilgjengelig utstyr. Dokumentasjonen som Felles Landbruk ettersendte før tildelingsbeslutningen, var ikke tilstrekkelig til å dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravet. Kommunen innhentet derfor ytterligere dokumentasjon etter
tildelingen, hvor valgte leverandør ga nye opplysninger, blant annet om muligheten for å
bruke en diagonalplog. Den andre avklaringen utgjorde dermed i realiteten et nytt tilbud.
Kommunen mente på sin side at Felles Landbruk ettersendte dokumentasjon som bekreftet at selskapet oppfylte kvalifikasjonskravet om tilgjengelig utstyr. Partene er enige om at den første avklaringen var i tråd med regelverket. Dokumentasjonen som ble ettersendt i forbindelse med denne avklaringen var tilstrekkelig til å dokumentere at Felles Landbruk oppfylte kvalifikasjonskravet. Den andre avklaringen inneholdt ingen nye opplysninger og forbedret ikke tilbudet til firmaet.
Ble tilbudet forbedret?
Klagenemndas vurdering starter med å redegjøre for at rent generelt skal en oppdragsgiver avvise en leverandør som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene.
Nemnda redegjør for premissene i saken: Her var kvalifikasjonskravet at leverandørene «skal ha nødvendig utstyr for gjennomføring av kontrakten». Hvilket utstyr som skulle brukes på de ulike rodene var opplyst i kravspesifikasjonen. Kvalifikasjonskravet skulle
dokumenteres oppfylt ved at leverandørene oppga tilgjengelig utstyr i en
metodikkbeskrivelse som skulle legges ved tilbudet.
Deler av kravene til dokumentasjonen for kvalifikasjonskravet framgikk av kravspesifikasjonen. Men etter klagenemndas oppfatning var det klart hvordan leverandørene skulle dokumentere at de hadde nødvendig utstyr.
Tilbudet fra Felles Landbruk inneholdt ikke en metodikkbeskrivelse med informasjon om
tilgjengelig utstyr. Før tildelingen ba kommunen derfor firmaet om å ettersende opplysninger om tilgjengelig utstyr.
I følge reglene kan en oppdragsgiver be om å få ettersendt og supplert opplysninger i tilbudet, dersom tilbudet synes å inneholde feil eller uklarheter, eller dersom bestemte opplysninger eller dokumenter mangler. Men: Å hente inn opplysningene eller dokumentasjonen skal ikke medføre «at tilbudet forbedres».
Det er krav om likebehandling, og det innebærer blant annet at leverandørenes kvalifikasjoner som hovedregel skal bedømmes ut fra den dokumentasjon som foreligger ved tilbudsfristen. Det er forskjellsbehandling dersom enkelte leverandører kan oppfylle kravet på et senere tidspunkt.
Tilbudet fra Felles Landbruk inneholdt ingen metodikkbeskrivelse, slik dokumentasjonskravet ba om. I ESPD-skjemaet var det heller ikke lagt opp til å bekrefte oppfyllelse av det aktuelle kvalifikasjonskravet, og det forelå dermed heller ikke noen egenerklæring om oppfyllelse.
Kommunen har vist til at Felles Landbruk krysset av for at man ikke ville støtte seg på andre leverandører for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. Kommunen mener at det er en en bekreftelse på at alle krav er oppfylt.
Klagenemnda kan på sin side ikke se at avkrysningen bekrefter noe annet enn at leverandøren ikke vil støtte seg på andre for oppfyllelse av kravene. Tilbudet fra Felles Landbruk inneholdt dermed ingen opplysninger som tilsa at selskapet oppfylte kvalifikasjonskravet om nødvendig utstyr på tilbudstidspunktet.
Dermed hadde kommunen oppfylt ikke adgang til å hente inn den manglende
dokumentasjonen etter at tilbudsfristen var gått ut. Det betyr at det var i strid med forskriften å innhente både dokumentasjonen som ble ettersendt i forkant av tildelingen, og den som ble ettersendt i forbindelse med klagen på tildelingen.
Nemnda nevner ellers at den første forespørselen om dokumentasjon var framsatt muntlig. Også det er i strid med kravene i forskriften, og det kom heller ikke fram i tildelingsbrevet eller anskaffelsesprotokollen.
Felles Landbruk skulle derfor ha vært avvist fra konkurransen.
Kofas konklusjon fra 10. januar i år:
Overhalla kommune har brutt regelverket for offentlige anskaffelser ved ikke å avvise valgte leverandør.
Norges første: Vegvesenet skal bygge solcelleanlegg ved E18
