Jeg lanserer et nytt munnhell: Veien til lykken går via en tom mailboks. Nå er dagen snart over, og jeg har 44 uleste e-poster i innboksen min. I tillegg har jeg 1400 leste e-poster hvorav de fleste bør slettes, men det må du ikke fortelle til systemadministratoren vår på huset. Da ligger jeg tynt an.
Selv om du bruker fine farger og flagger e-poster som «viktig» og «husk å svar» aldri så mye, drukner du uansett i dem når antallet blir stort nok. Nå har jeg heldigvis fått et par tips fra min bror som er systemadministrator i et annet firma. I stedet for å stikke hodet i kontorskuffen i fortvilelse, har han tatt konsekvensen av e-postflommen de fleste kontorister opplever.
Her følger oppskriften som forutsetter at du oppretter fem foldere og systematisk flytter e-postene dine hit. Til gjengjeld vil du aldri motta e-post som ikke passer inn i én av dem, iallfall ifølge min bror som har brukt denne systematiseringen i fire år.
I Innboksmappa lager du fem nye mapper med tall foran for å få sorteringen riktig:
1.ToDo. Dette er mappa for ting du må gjøre.
2. Avvent svar. Her legger du e-poster hvor du avventer svar fra noen andre.
3. Når jeg har tid. (Evt: Når jeg kjeder meg). Her legger du e-postene du kan lese når mappe 1. er tom.
4. Prosjekter. Her lager du subfoldere med de ulike prosjektene, og du sparer mye tid på søk og leting når du trenger dem.
5. Behold. De fleste e-poster er bare søppel, men ikke slett e-poster med virkelig innhold. Du vet ikke når du får bruk for dem.
I tillegg forutsetter ordningen at du sorterer all innkommet e-post med den nyeste først. Hvis du trenger mer enn et par sekunder på å svare, legger du den i ToDo-mappa. Er det informasjon du trenger senere, legger du den i Behold-mappa. Denne mappa tåler heller ti for mye enn én for lite – serverplass er billig i våre dager. Så til det viktigste: De e-postene som ikke passer inn i noen av mappene, sletter du.
Når ToDo er tom, sjekker du mappen Avvent svar. Begynn nederst, og mas på avsenderen hvis du synes det begynner å gå lang tid. Mas hjelper.
Kommer jeg selv til å følge disse rådene? Jo da, kanskje. Jeg må bare pløye meg gjennom 1400 e-poster først. Hvis jeg ikke finner delete-knappen først.
