Nedbryting av mål, disiplinert møte- og rapporteringsaktiviteter samt visualisering er vitalt.
Smak på ordet, Målstyring. Det handler om å bruke de målene som er satt for organisasjonen til aktivt, og kontinuerlig, å beslutte og prioritere tiltak. Fra time til time, dag til dag, uke til uke og selvsagt langsiktig. Alle skal vite hvordan de kan bidra til å nå organisasjonens overordnede mål. Det er også vitalt at alle til enhver tid vet hvordan de ligger an i forhold til disse målene, slik at de kan ta stadige grep/tiltak for å oppnå målene.
Flinke Forbedringsgrupper
Hensikten med Målstyringen er å ha en klar struktur på Mål: nedbryting av Mål, Målinger, Møter, Oppfølgning og Tiltak / korrigerende Tiltak. Etter at ledelsen har definert sine mål, blir den neste oppgaven å bryte ned disse målene gjennom hele organisasjonen, like ned til Forbedringsgruppene. Når disse har diskutert sine nye mål, og fått uttalt seg om hva som må til for å oppnå disse, igangsettes tiltak med tanke på å nå målene.
Forbedringsgruppene, som nå har tatt eierskap til målene gjennom denne prosessen, vil da iverksette tiltak, og målinger for å avdekke og fjerne tap / avvik i forhold til forventet produksjonsnivå, OEE (Overall Equipment Effectiveness). Andre nøkkelparametere eller KPI'er (Key Performance Indicators) kan også være aktuelle.
”Det du ikke måler – kan du heller ikke forbedre!” er en klok påstand, uttalt av Lord Kelvin på 1800-tallet. Forbedringsgruppene er nærmest problemene i produksjonen, og vil derfor være de som raskest kan respondere på feil, og få opp takten på forbedringene. Operatørene vil arbeide med problemene i sitt daglige virke, og vil bruke Forbedringsgruppemøtene til å koordinere arbeidet. Dette betinger at ledelsen avsetter nok tid til forbedringsvirksomheten.
Gruppenes resultatforbedringer vil avleses direkte i produksjonstallene pr time / skift / døgn eller lignende. Å jobbe sammen mot klare, tydelige mål (produksjon – antall forbedringer etc.) er klart motiverende og bygger teamfølelse.
Møte- og rapporteringshierarki
Arbeidsledernivåets rolle i Målstyringen er å avholde 24-timers møter (temaer siste døgn) med fokus på å utbedre de forholdene som ikke bygger opp under målene, eller å forsterke de som gjør det. Gjennomgangen, av det siste døgnets drift, vil avstedkomme mange tiltak som skal rettes opp i løpet av de neste 24 timene. Dette betinger at de riktige personene er deltakere her (produksjon – vedlikehold – logistikk – planleggere). Deltakernes fokus, i dette møtet, skal være å fjerne det som forårsaker tap i produksjonen snarest mulig.
Arbeidslederen skal også ukentlig rapportere til avdelingslederen / produksjonssjef, og da igjen med samme fokus. Alle tiltak som ikke er utført, og fortsatt medfører tap, bør være i sentrum. Hensikten, med møtet, er å informere om tilstand i forhold til mål, og å skaffe resurser til de ikke utførte tiltakene. På møtet bør produksjon, vedlikehold og eventuelt logistikk / planleggere være deltakere.
Avdelingslederen rapporterer deretter, eller månedlig, til sin Fabrikksjef. Her skal kun de som har noe å bidra med, i møtet, være tilstede. Fortsatt er fokus på måloppnåelse og på å skaffe resurser til ikke utførte tiltak.
Til sist rapporterer Fabrikksjefen til sin Divisjonsledelse, og fokuset er fortsatt det samme; måloppnåelse og resurser til forbedringer.
Møtedisiplin
Igjennom alle disse møtenivåene, er det viktig å være sterkt kritisk til hvem som må være deltakere, og hvilke emner som diskuteres. Det er også viktig å trene inn god møtedisiplin. Hensikten, med møtene, er å prioritere og beslutte tiltak mot å nå målene, ikke diskutere gårsdagens fotballresultater! Det kan være fornuftig å lage en ”møtekontrakt” som tydelig definerer hensikten med møtet, hvem som skal være med, agenda og hvilke nøkkeltall som skal behandles.
Vital visualisering
For å motivere og informere, er det viktig at alle nivåer får tydelig og visuell tilbakemelding på sine resultater i forhold til målene. Av den grunn bør der etableres Målstyringstavler på alle nivå i organisasjonen:
- Fabrikksjefen har sitt Scorecard, som viser rullerende 12 måneders grafer for fabrikkens nøkkeltall.
- Avdelingen har månedsrapport som henger på avdelingens tavle, gjerne sammen med de forskjellige linjenes ukesrapporter. Et kjapt blikk bør være nok til å se utviklingen i for eksempel OEE, ved at resultatene for eksempel fremstilles i forskjellige farger.
- Til slutt bør linjen / området ha en egen tavle som viser aktiviteten i området. Denne bør vise forbedringstiltakene, analyser av for eksempel tap, og ikke minst resultatene innenfor kvalitet, tilgjengelighet og produktivitet, og eventuelt annen relevant info.
Tid og ressurser
Hvordan lykkes med Målstyring? Først og fremst må lederne vise at de støtter målstyringsprosessen i både ord og handling. De må sørge for at det blir frigitt tid til både 24-timers møter og til forbedringsgruppens ukentlige møter.
For å bruke en analogi fra landbruket, handler det om ”å så før en kan høste”.
Ledere må nødvendigvis avsette tid til sine operatører, slik at disse kan arbeide med å redusere de tap en måtte ha i produksjonen.
Det er veldig viktig å bruke ”vettet på gulvet” (husk at TPM på norsk kan bety ”Troen På Menneskene”)! Vi har sagt det før, og gjentar det gjerne: om det for eksempel er 50 personer i produksjonen og en produksjonssjef, er det omtrent 50 ganger så mye vett ute ”på gulvet” som i sjefsstolen. Det er en utfordring å ta i bruk dette, men resultatene er formidable!
Hva oppnås med Målstyring? Først og fremst helt klart fokus på det som er viktig i forhold til produksjonen ”her og nå”. En god og tydelig struktur for rapportering av resultater, og en avklaring av behovet for hvor mange møter som egentlig trengs, og hvem som må være med på disse. Det er en spennende utfordring å komme i gang, men effektiviteten økes betydelig, og resultatene i takt med det.
Maner til Målstyring
Om du ikke kan svare sikkert JA på spørsmålene nedenfor, bør Målstyring absolutt på agendaen:
- Vi setter alle mål for organisasjonen vår. Men tenker vi på hva hensikten med disse er? Tja, selvsagt – å oppnå gode resultater!
- Er der noen sammenheng mellom målene våre og de aktivitetene vi igangsetter for å nå disse?
- Bygger alle målene, som vi har på de forskjellige nivåene, opp under bedriftens overordnede mål?
- Etterspør vi, og følger vi opp, målene i løpet av perioden? Eller bare i ettertid / historisk?
- Har vi riktig fokus gjennom alle årets møter, slik at aktiviteten her styrker muligheten for å nå målene våre?
- Er det bare de som har noe å bidra med som er med i disse møtene?
