Statoil er nå ferdig med sitt mest ambisiøse organisasjons- og IT-prosjekt til dato. Resultatet er årlige innsparinger på godt over en milliard kroner.
BRA-prosjektet, som er en forkortelse for bedre, raskere administrasjon, er i boks. Nå gjenstår en lang tilvennings- og videreopplæringsperiode, som omfatter alle de 17.000 ansatte i konsernet.
– Totaleffekten av direkte og indirekte gevinster peker mot en årlig besparelse på 1,4 milliarder kroner i året. Det gjør at systemet betaler seg på mindre enn ett år. Prosjektet er også blitt ti prosent billigere enn budsjettert, sier Gunnar Myrvang, som har ledet prosjektet de siste tre årene.
Ifølge Myrvang begynte BRA-prosjektet som en visjon hos daværende konserndirektør Roger O'Neill. Han så at Statoil stadig innførte nye administrative systemer, og at kostnadene ved å ha så mange ulike systemer var i ferd med å eksplodere. Ideen med BRA var å skape et enhetlig konsern på den administrative IT-siden.
1. september 1996 kom prosjektet offisielt i gang. Statoil hadde allerede erfaring med Service Advertising Protocol (SAP) fra Tjeldbergodden og fra Danmark. Erfaringene herfra gjorde valget enkelt. SAP ble fundamentet for BRA-prosjektet.
Stort omfang
BRA-prosjektet ble delt inn i seks områder: Drift og vedlikehold, anskaffelse og forsyning, økonomikontroll og planlegging, finans, salg og salgsadministrasjon og personal. Senere er også prosjektutvikling kommet til som et nytt område. I alt skulle det nye systemet erstatte over 120 ulike administrative systemer.
– Vi gikk grundig til verks på hvert av områdene da vi bygget opp de ulike modulene. På personalsiden tegnet vi opp statoilmedarbeiderens liv i konsernet, fra rekruttering til pensjonering, på et stort brunpapir før vi begynte programmeringen. Det samme gjorde vi for alle de andre prosessene, forteller Myrvang.
Statoil satset fra første stund på en integrert SAP-løsning i stedet for å velge flere spesialtilpassede, noe som ville ha vært lettere å integrere.
Den første delen av Statoil som fikk implementert BRA, var raffineriet i Kalundborg i Danmark i juni 1998. Deretter fulgte alle de andre enhetene. Da BRA nylig ble implementert på Statfjord, som siste organisasjonsenhet, gikk det utrolig glatt i forhold til i starten. Helpdesken merket nesten ikke noe ekstra pågang.
Verdifullt
BRA-prosjektet har hele tiden fokusert organisasjonen og endingsprosessene.
– Vi kan snakke oss blå om organisatoriske endringer og de gevinstene som ligger i systemet, men i praksis tar det tid å hente ut full effekt. Vi mennesker har begrenset evne til å forandre oss over en kort periode, sier Myrvang.
Den viktigste effekten av BRA er den store effektiviseringen av arbeidsprosessene og at dette kan håndteres av ett enhetlig system, i stedet for et stort antall ulike programvareløsninger i de forskjellige delene av konsernet. Folk som flytter på seg i konsernet, slipper nå å bli konfrontert med stadig nye verktøy.
