I mars 2018 kunngjorde Ålesund kommune en konkurranse om en konsulenttjeneste. Det var snakk om en såkalt «mulighetsstudie» i forbindelse med utbygging av en veistrekning i byen.
Anskaffelsen ble anslått til 700.000 kroner. Tilbudsfrist var 4. april 2018.
Konkurransegrunnlaget redegjorde slik for kontrakten: «Det lengste manglende strekket mellom Volsdalsvågen og Meierikaia skal nå vurderes i en mulighetsstudie. Ålesund kommune ønsker å engasjere to team av fagkonsulenter for å få fram ideer for utvikling av denne strekningen. Arbeidet organiseres som et parallelloppdrag, der de to teamene hver for seg utarbeider en mulighetsstudie. Dette er avgrensede oppdrag, og det vil ikke bli tildelt videre kontrakt etter avslutning av oppdragene. På sikt kan arbeidet som nå blir gjort, danne grunnlag for senere regulering og utbygging.»
Kommunen ville gi et fast honorar på 350.000 kroner til hvert av de to teamene som fikk oppgaven. Summen var ment å dekke alle kostnader, inkludert reise/opphold til to møter i Ålesund.
Tildelingskriteriene for konkurransen var slik (med vekting i parentes):
- Teamsammensetning (25 %)
- Oppdragsrelevant erfaring (30 %)
- Oppgaveforståelse og løsningsbeskrivelse (45 %)
Ålesund kommune skulle evaluere tilbudene og velge team i samarbeid med Statens vegvesen.
- Opp i Kofa på nytt: Ny klagerunde på brøytekontrakt i Balsfjord
Fikk fem tilbud
Kommunen fikk fem tilbud, deriblant fra Plot Arkitekter/Bjørbekk og Lindheim (for enkelhets skyld heretter kalt PABL).
Norconsult og Nordplan sendte også inn tilbud, og i mai 2018 meldte kommunen at de to var valgt til oppdraget.
PABL tok saken inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser (Kofa) senere samme måned.
Nemndsmøte i saken ble holdt 21. oktober 2019.
PABL mente at kommunen hadde brutt kravet til forutberegnelighet og likebehandling ved evalueringen under kriteriet «Teamsammensetning». Kommunen hadde vektlagt fagkompetanse innen «sykkel, trafikksikkerhet, støy, miljø, trafikk, geoteknikk og konstruksjon» hos de valgte leverandørene. Denne kompetansen var ikke etterspurt som tildelingskriterium i konkurransegrunnlaget, mente PABL.
Ålesund kommune skulle også ha brutt regelverket ved evalueringen under kriteriet «Oppgaveforståelse og løsningsbeskrivelse». PABL viser tiI tildelingsbrevet, hvor det står at Norconsult har fått åtte poeng for å ha kompetanse på «miljø», selv om det står i evalueringsmatrisen at Norconsults tilbud inneholdt «svært lite om miljømessige
utfordringer». I evalueringsmatrisen fikk PABL denne vurderingen på samme punkt: «reflektert forståelse for miljøutfordringene og god beskrivelse av tilnærmingen». Men PABL fikk bare et poeng mer.
- Fylkesvei 169: Vegvesenet brøt ikke anskaffelsesforskriften
Lokalkunnskap var utslagsgivende
Kommunen har forklart at det har vært utslagsgivende for tildelingen at Norconsult og Norplan har lokalkunnskap om Ålesunds byplan. PABL mener at det ikke kommer klart fram av de to selskapenes tilbud at de har slik lokalkunnskap. Ingen av referanseprosjektene er fra Ålesund. Kun én person på valgte leverandørs team («person
4»), som er «sivilingeniør veg», har lokalkunnskap, ifølge ifølge evalueringsmatrisen.
PABL mener dermed at kommunen har handlet i strid med regelverket under evalueringen.
PABL mener videre at kommunen også handlet i strid med regelverket ved ikke å framlegge møtereferater fra evalueringen av tilbudene. Dersom det ikke finnes møtereferater, og kommunen mener at notatene i evalueringsmatrisen ikke gir uttrykk for evalueringsprosessen, finnes det ikke dokumentasjon som viser hvordan kommunens tildelingsevaluering er gjort, og om den er i tråd med regelverket.
- Fikk ikke bygge fergekai i Volda: Mente konkurrentenes tilbud burde avvises
Kommunen nektet for alt
Ålesund kommune mener på sin side at de ikke har gjort noen feil.
PABL har for eksempel basert deler av sine påstander på en tolkning av kommunens interne evalueringsmatrise. Den var ment for intern bruk, og er ifølge kommunen «i stor grad basert på stikkord som oppsummerer det enkelte tilbud og gir ikke et fullstendig bilde av innklagedes oppfatning av tilbudene.»
Kommunen mener også at dens vurdering av valgte leverandørs lokalkunnskap ligger innenfor det innkjøpsfaglige skjønnet. Og det skjønnet kan ikke overprøves av Klagenemnda for offentlige anskaffelser.
Ålesund kommune mener ellers at møtereferater kan unntas offentlighet etter offentleglova. I denne saken har kommunen laget tildelingsbrev med begrunnelse,
evalueringsmatrise samt anskaffelsesprotokoll. Kommunen sier at den ikke har skrevet møtereferat i forbindelse med evalueringen, og at det heller ikke foreligger krav om å føre slikt referat.
Men kommunen går på et temmelig klart nederlag i Kofa.
Nemnda siterer fra konkurransegrunnlaget om kriteriet «Teamsammensetning»: Kommunen ønsket et «team med kompetanse innen fagfeltene arkitektur/ arealplanlegging og landskapsarkitektur».
Slik nemnda leser kriteriet, var det tilbyders kompetanse innen de konkrete fagområdene
som skulle vurderes, og som det var relevant å legge vekt på ved evalueringen. Nemnda sier at det framgår av konkurransegrunnlaget at leverandørene skulle beskrive om de tilbudte personene i teamet hadde «relevant erfaring knyttet til lignende type oppdrag».
Klagenemnda mener at «lignende type oppdrag» i denne sammenhengen først og fremst må forstås som erfaring fra arbeid innen arkitektur/arealplanlegging og landskapsarkitektur. Hvor erfaringen var opparbeidet, var ikke relevant.
Kommunen har dermed brutt regelverket ved tildelingsevalueringen, fordi den har lagt vekt på lokalkunnskap under kriteriet «Teamsammensetning».
- Kofa-avgjørelse: Kommunen burde ikke lagt asfaltjobben ut på anbud
Brudd på kravet om etterprøvbarhet
PABL mener at kommunen også har brutt regelverket ved ikke å framlegge møtereferater fra evalueringen av tilbudene.
Klagenemnda oppfatter det slik at PABL mener at tildelingsbrevet og evalueringsmatrisen ikke dokumenterer godt nok hvordan kommunen har evaluert tilbudene.
Kofa ser slik på saken: «Dokumentasjonen som foreligger, sammenholdt med innklagedes forklaring til klagenemnda, gjør det, som påvist i det ovennevnte, vanskelig å forstå hvilke vurderinger som har vært grunnlag for tildelingen. Sett i lys av at informasjonen om tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget var sparsom, var det avgjørende for tilbyderne å få utfyllende informasjon om hvordan tilbudene ble vurdert opp mot
hverandre.»
Nemnda konkluderer med at dette representerer brudd på det grunnleggende prinsippet om etterprøvbarhet i lov om offentlige anskaffelser § 4.
Klagenemndas avgjørelse er fra 24. oktober i år.
