Hjartdal kommune i østre Telemark kom i februar i år med en konkurranse for snøbrøyting av kommunale veier og plasser. Verdien var anslått til to millioner kroner, og tilbudsfristen var 20. april.
Tilbudene ville bli vektet: Pris telte 60 prosent, og kriteriet «Referanser/erfaring relevant for anskaffelsen» telte 40 prosent. Entreprenørene skulle legge ved referanser fra tilsvarende oppdrag, og kommunen skulle kunne kontakte dem ved behov.
To firmaer leverte tilbud: Brødrene Hardang (BH) og JF Maskinentreprenør (JFM). Sistnevnte var lavest i pris: Dette firmaet hadde en tilbudspris per tur/retur med brøyting på 8631 kroner, mens Brødrene Hardang lå på 8966 kroner.
JFM var i samtale med kommunen, og oppga referanser: kommunen selv, Isachsen Entreprenør og Panelbygg. Kommunen var så i muntlig kontakt med referansene.
Brødrene Hardang oppga også kommunen som referanse, samt Veidekke.
I evalueringen av tilbudene virker det som om kommunen kun forholdt seg til sin egen erfaring med BH, siden dette firmaet hadde hatt kontrakten for snøbrøyting i årene 2019 til 2023. De andre referansene tok kommunen ikke kontakt med.
8. mai ble tildelingen avgjort. JFM fikk oppdraget. De to ble vurdert likt hva angår referanser og erfaring. JFM hadde laveste pris, og vant dermed.
BH ba om innsyn i dokumentasjon av vurderingen av tildelingskriteriet referanser/erfaring, hvor begge var vurdert likt. Kommunen svarte: «Begge tilbyderne hadde relevante referanser og har oppgitt tilfredsstillende kapasitet/maskiner til å gjennomføre oppdraget. Ut fra hvordan dokumentasjonskravene er stilt i konkurransedokumentene oppfylte begge tilbyderne kravene. Hjartdal kommune har ikke funnet forhold som gjør at det skulle foreligge grunn for trekk i poengsetting på dette punktet.»
BH klaget, og kommunen avviste klagen.
«En del klager»
Kommunen mente den hadde gjort en riktig og lovlig vurdering av tilbudene opp mot tildelingskriteriene. Den viste også til at det var en profesjonell og nøytral part, Kongsbergregionene, som hadde gjennomført utlysning og tildeling, og at tilbudsevalueringen ble begrunnet slik:
«Det kom inn to tilbud. Begge tilbyderne hadde referanse og erfaring og ble vurdert likt på disse punktene. Det var noe ujevnhet, men på hver side ble referansene vurder og ansett å komme likt ut. Brødrene Hardang AS har noe mer erfaring, men Hjartdal kommune har samtidig mottatt en del klager på arbeidet som er utført. Dette ga noe dårligere utslag på referanse, men erfaring trakk opp. JF Maskin har noe mindre erfaring, men det er ikke mottatt klager og referanser var uten anmerkning. Etter dette vurderte man de to innkomne tilbudene likestilt hva gjaldt vurderingskriteriet
referanse/erfaring.
Drenets ble pris vurdert og tilbyderne står ikke langt fra hverandre, men når vektingen på pris/referanse var lik og vektingen av pris teller 60%, scorer motpart beste på dette punktet og dermed best totalt.»
Så ble det klage til Klagenemnda for offentlige anskaffelser (Kofa), og kommunen meldte at den ville vente med å signere kontrakt til klagen var behandlet. Saken har derfor fått prioritert behandling i Kofa.
BH mente i sin klage at:
- Kommunen har gjort en ulovlig tilbudsevaluering i strid med de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven. Tilbudsevalueringen er ikke etterprøvbar, og partene er ikke er behandlet likt under evalueringen.
- Kommunen har ikke begrunnet valg av leverandør i tråd med anskaffelsesforskriften.
- Ved sammenligning av erfaring skulle BH kommet bedre ut enn JFM, og dermed vunnet konkurransen.
Kommunens påstand: Tildelingen er skjedd i henhold til lovens krav og er riktig ut fra de vurderingskriterier som er angitt.
Det er altså vurderingen av referanser og erfaring som er det springende punktet her. Kommunen var oppgitt som referanse for begge entreprenører.
Tynn is
Kofa sier at i utgangspunktet kan det legges vekt på egen erfaring i tilbudsevalueringen. Men det forutsetter at det er fastsatt i konkurransegrunnlaget, og at evalueringen vektes på lik linje med erfaringen som andre oppdragsgivere har med leverandøren.
.png){kind=logo}
Dessuten stilles det noen krav: Erfaringene skal være objektivt konstaterbare, dokumentert og etterprøvbare. Subjektive vurderinger kan ikke tas med i vurderingen. Dokumentene fra evalueringen skal dermed konkret angi hva som det er lagt vekt på i vurderingen av en referanse.
Og vi skjønner fort at Hjartdal kommune er på ytterst tynn is når Kofa refererer til at kommunen ikke har dokumentert sin egen erfaring med leverandørene, og at den heller ikke har hentet inn andre dokumenterte referanser under evalueringen. Det er slikt som strider mot prinsippet om etterprøvbarhet.
Og: Alle referansene til JFM ble kontaktet. Evalueringen av BH sine referanser var bare basert på kommunens egen erfaring med firmaet. Dermed har tilbudsevalueringen også vært vilkårlig og i strid med likebehandlingsprinsippet i loven.
Kofas konklusjon fra 11. oktober i år: Hjartdal kommune har brutt anskaffelsesregelverket ved evalueringen av tilbudene i konkurransen.
Slik skal skipene tanke ute på havet
