Det daglige statusmøtet går i gang klokka 08.18, tre minutter over tiden. 17 medarbeidere er på plass. Men ingen av møtedeltakerne sitter på prosjektkontoret på Melhus. Det eneste ingeniørene, landskapsarkitektene og veiplanleggerne ser, er kollegenes kvadratiske portretter i Skype-vinduet, og en liste med sjekkpunkter over dagens gjøremål som deles gjennom en skyløsning.
– Har alle det bra? Er noen korona-sjuke? spør prosjektleder Arve Krogseth.
– Ingen korona, bare brakkesjuke, svarer BIM-manager Kristine Borgersen.
Prosjektkontroll fra 20 hjemmekontorer
Veiprosjektet i Trøndelag var fra før av ett av Norges mest innovative byggeprosjekter, fundamentert rundt en ny samarbeidsmodell som kalles integrert prosjektleveranse, med aktiv bruk av digitale samhandlingsplattformer og som papirfritt prosjekt som utelukkende benytter seg av digitale tegninger og modeller.
Nå har de måttet presse grensene ytterligere. Forrige uke gjennomførte de en tverrfaglig kontroll av prosjektets 13 fagområder, fra 20 ulike hjemmekontor. Det er, så vidt deltakerne er bekjent, første gang dette gjøres på et prosjekt i denne størrelsesorden.
– Det var en gjennomgang av alle deler av prosjektet for å rette opp eventuelle feil, endringer og kollisjoner mellom fagområdene. Alt gjøres i en digital modell av prosjektet, og alle endringer blir samlet i et saksbehandlingssystem som ligger «i skyen», forklarer Borgersen.
.jpg)
Hver endring i prosjektet oppdateres fortløpende på de 20 deltakernes skjermer: En elektroingeniør må flytte en høyspentledning, en veiingeniør må justere rekkverket i en tunnel, en BIM-manager må sikre smidig overføring av prosjektdetaljer fra én digital modell til en annen.
– Det er første gang jeg har opplevd at alle var på Skype i denne typen møte. Kontrollen ble gjennomført på samme måte som når vi er fysisk samlet, og forutsetter derfor at prosjektene er grunnleggende digitale fra før. Det er likevel en ganske stor overgang fra å sitte i fellesskap til å gjøre alt over Skype, sier Borgersen.
Begrensninger i stor skala
Konklusjonen etter den heldigitale tverrfaglige kontrollen, er at det overordnet gikk bra, men at det kan være mer krevende i stor skala.
– Vi ser at det er nyttig å gjøre de innledende kontrollene med fysisk tilstedeværelse. Folk har varierende båndbredde på hjemmenettverkene sine, som gjør at systemer kan henge seg opp litt noen ganger når vi jobber med tung programvare. Da kan det bli slitsomt å loggføre flere titalls endringer, sier Borgersen.
Selv jobber Kristine Borgersen nå hjemmefra i Fredrikstad, med hjemmeundervisning av barn innimellom arbeidsøktene. Det hun personlig savner mest fra den ordinære arbeidshverdagen, er menneskene.
– For meg er interaksjonen mellom mennesker veldig viktig, og den savner jeg i en heldigital arbeidshverdag. Mange har nok merket at de blir mer effektive i sitt daglige virke, men det er vanskelig å få den samme gruppedynamikken og team-følelsen som vi har i prosjektene til vanlig. Man mister mye av den spontane humoren.
Hun tror det er viktig å ta vare på de første fysiske møtene i et prosjekt – uavhengig av hvor digital fremtidens arbeidsplass vil bli.
– Da vet man hvem som må bli hjulpet litt frem for å ta ordet, og man får et bedre grunnlag for å tilpasse kommunikasjonen til de ulike mennesketypene i teamet, sier Borgersen.
.jpg)
Viktig lærdom fra barrierer
Prosjektleder fra COWI på E6 Kvål-Melhus-prosjektet, Arve Krogseth, har selv rigget seg til med hjemmekontor i Sandefjord de siste to ukene.
Fra hjemmekontoret kjører han 15-minutters statusmøter med disiplinledere hver morgen, i tillegg til daglige «ståmøter» der alle prosjektdeltakere kan slå av en mer uformell prat.
– Fra mitt ståsted har det funket bra, sier Krogseth.
Han mener man har mulighet til å jobbe enda mer digitalt enn det man har gjort i det daglige, og at behovet for å sitte sammen er blitt mindre, noe som innebærer mindre reising og færre flyvninger.
– Vi ser at systemene funker, og at prosjektet har god fremdrift, til tross for at vi ikke sitter sammen. Men like viktig er barrierene vi har sett, påpeker han.
IPL-modellen kan bli utfordret av distanse
Han har særlig reflektert rundt IPL-modellen (integrert prosjektleveranse) som det trønderske veiprosjektet bygger på, i et heldigitalt perspektiv. Utgangspunktet for IPL er at alle parter – entreprenør, rådgiver og oppdragsgiver – er likestilte og jobber sammensveiset som team.
– Prosjektlederne i prosjektet har diskutert dette. Som IPL-prosjekt krever det veldig mange felles løsninger. Når vi nå sitter hjemme i våre stuer, setter det noen begrensninger. Vi kan ikke bare snu oss til siden og ta en uformell prat. Da kan det bli lett å falle tilbake til gamle tankesett, der aktørene jobber mer adskilt, sier Krogseth.
Han mener dette er en type utfordringer vi nå ser særlig knyttet til arbeid i denne typen nye samarbeidskontrakter.
Krogseth er likevel overordnet positiv, og tror erfaringene som E6-prosjektet nå gjør seg, vil bli viktige for prosjektet etter at korona-unntakstilstanden er over.
– Mange har nok lært seg å strukturere arbeidet sitt på en ny måte, som vi bør ta med oss videre. Jeg håper også at vi husker at de digitale systemene våre funker, som kan gi mer fleksibilitet i arbeidshverdagen, sier han.
I tillegg tror Krogseth han kommer til å fortsette med de effektive, daglige fokusmøtene når korona-situasjonen endrer seg slik at mannskapene kan komme tilbake på kontoret igjen.
– Vi ser at disse møtene har fokusert arbeidet vårt veldig, sier han.
