Saken er nylig behandlet i Klagenemnda for offentlige anskaffelser (Kofa), men vi må helt tilbake til 2015 for å få med oss starten. Da inngikk nemlig Lillehammer kommune og Eidsiva Anlegg (som nå heter Laje, og er det navnet vi bruker videre i teksten) en rammeavtale om drift, vedlikehold og oppgradering av veilys i kommunen. Avtalen var på to år, samt opsjon for 1+1 år.
Kommunen lyste i juli 2019 en ny konkurranse for samme rammeavtale. Verdien var anslått til tre millioner kroner i året, og varigheten var også nå på to år med opsjon for 1+1 år.
Kommunen fikk to tilbud, fra henholdsvis Laje og Otera Traftec, og det er nå som problemene starter.
Alle klaget
Kontrakt ble tildelt Laje i september 2019. Otera Traftec klaget, og kommunen gjorde om på tildelingen. Otera Traftec ble tildelt kontrakt i slutten av november. Så var det Laje sin tur til å klage.
Konsekvensen ble at kommunen avlyste konkurransen 31. januar 2020. Det ble forklart med at det var flere uklarheter i konkurransegrunnlaget som kunne ha påvirket resultatet av konkurransen. Kommunen opplyste at de var i gang med en ny konkurranse, «med mål om å få på plass avtale innen sommeren 2020».
Men så var det slik at den opprinnelige rammeavtalen hadde løpt ut 4. november 2019. Laje skulle få stå i kontrakten inntil ny konkurranse var gjennomført.
I august spurte Otera Traftec om status for ny konkurranse. Kommunen svarte at ny konkurranse skulle prioriteres.
Men tiden gikk og intet skjedde.
I september 2021 hadde tydeligvis Otera Traftec fått nok: Da sendte firmaet klage til Kofa (Klagenemnda for offentlige anskaffelser).
Otera Traftecs påstand var klar og enkel: Lillehammer kommune har brutt regelverket for offentlige anskaffelser ved å kjøpe tjenester for drift og vedlikehold av lysanlegg uten å ha kunngjort anskaffelsen.
Fare for liv og helse
Lillehammer har svart på firmaets påstand i løpet av Kofas behandling av saken, og i rund sum legger kommunen seg flat.
Kommunen erkjenner at ny konkurranse skulle vært kunngjort etter avlysningen. Men den påpeker at det aldri var et alternativ å innstille oppdraget frem til ny kontrakt var på plass. I så tilfelle ville gater og veier bli mørklagt, og det ville representere en fare for liv og helse.
Kommunen sa videre at dersom Kofa skulle komme til at et gebyr er på sin plass, så må gebyret settes lavt, av følgende årsaker: Den opprinnelige kontrakten var gjenstand for flere konkurranser i 2015. Sykefravær, anstrengt økonomi og Covid-19 innebar at kommunen ikke fikk gjennomført noen ny konkurranse etter avlysningen i januar 2020.
Kofa tar i sin vurdering ikke videre hensyn til kommunens argumenter. Saken framstår som temmelig glassklar.
Verdien av anskaffelsen er anslått til tre millioner kroner per år. Det er over både den nasjonale terskelverdien og EØS-terskelverdien. Anskaffelsen skulle derfor ha vært kunngjort både i Doffin og TED-databasen. Klagenemnda finner ingen forhold som kan unnta anskaffelsen fra kunngjøringsplikten. Forlengelsen av den utgåtte rammeavtalen er dermed en ulovlig direkte anskaffelse.
Kommunen har da også erkjent at de skulle ha kunngjort konkurransen etter avlysningen i januar 2020.
Som Kofa sier: «Det ligger i erkjennelsen at innklagede både hadde kunnskap om det faktiske og rettslige grunnlaget for den ulovlige direkte anskaffelsen. Innklagede handlet i visshet om at anskaffelsen var kunngjøringspliktig, men fortsatte likevel å gjøre avrop på den utgåtte rammeavtalen. Klagenemndas vurdering er at innklagede har handlet på en måte som må karakteriseres som forsettlig.»
Og det betyr at nemnda er pålagt å ilegge et overtredelsesgebyr.
Og når det gjelder dette med fare for liv og helse: Det er i seg selv ikke en formildende omstendighet. Forskriften gir muligheter for å gjennomføre konkurranser uten kunngjøring eller med kortere tidsfrister, hvis det for eksempel haster med anskaffelsen på grunn av fare for liv og helse. Men kommunen har ikke fulgt anskaffelsesforskriftens system.
Kommunen har hele tiden vært klar over at avtalen var utgått og at kjøpene var kunngjøringspliktige. Likevel har kommunen brukt den utgåtte rammeavtalen i nærmere to år, uten å forsøke å gjennomføre en ny konkurranse. At veilysene faktisk trenger vedlikehold bør ikke ha kommet overraskende på kommunen. Kofa skjønner ikke hvordan prosessen er blitt problematisk på grunn av pandemien. Og om det er så at Lillehammer kommune har en anstrengt økonomi, så er heller ikke det en formildende omstendighet.
Gebyr på 12 prosent
Det som har skjedd er ifølge Kofa et grovt brudd på reglene, og det tilsier at gebyret settes høyt.
Kofa har hjemmel til å ilegge et overtredelsesgebyr på inntil 15 prosent av anskaffelsens verdi. I denne saken finner klagenemnda det riktig å ilegge et gebyr på 12 prosent av avropenes verdi, som her er beregnet til 3.577.814 kroner.
Etter avrunding ilegges Lillehammer kommune dermed et gebyr på 429.000 kroner.
Nemndas vedtak er fra 23. mars i år.
