Særlig stenging av barnehager og skoler, forbud mot å gjennomføre en rekke arrangementer og tilbud og strenge karanteneregler ved innreise i Norge har gjort det nødvendig og riktig for en rekke arbeidsgivere å permittere ansatte. Rådene om å unngå kollektivtransport, unngå forsamlinger på flere enn fem personer og forbudet mot hytteovernatting har også vært medvirkende til det enorme antallet permitterte arbeidstakere.
Må ha saklig grunn
Adgangen til å permittere er ikke fastsatt i lov, men det foreligger en alminnelig permitteringsadgang i de tilfellene arbeidsgiver har saklig grunn til å gå til permittering. En rekke lover, som permitteringslønnsloven og folketrygdloven, bygger på en forutsetning om permitteringsadgang. Flere tariffavtaler regulerer adgangen til å permittere, blant annet Hovedavtalen mellom LO og NHO.
Kravet om saklig grunn innebærer at det må foreligge forhold på virksomhetens side eller uforutsette hendelser, som gjør det nødvendig for arbeidsgiver å gå til permitteringer. Situasjonen må være midlertidig og innebære at arbeidsgiver ikke har mulighet eller adgang til å sysselsette arbeidstakerne. For de aller fleste virksomheter utgjorde myndighetenes tiltak og råd, eller konsekvensene av disse, saklig grunn til permittering.
- Meld deg på nyhetsbrevet til Karriere360.no, og få nyheter om utdanning, jobb og ledelse for teknologer.
Saklige kriterier
Utvelgelsen av hvem som skal permitteres må basere seg på saklige kriterier. I koronasituasjonen gjorde mange virksomheter et utvalg basert på ansiennitet, slik at de med lavest ansiennitet ble permittert først. Men for mange virksomheter ble det også gjort en vurdering av hvilken kritisk kompetanse som måtte være igjen på jobb for å opprettholde en minimumsbemanning så lenge myndighetenes tiltak varer.
Etter dagens regelverk kan ikke ansatte være permittert mer enn et drøyt halvår. Det er ikke usannsynlig at denne perioden økes til et år, slik det tidligere har vært. Men permittering er uansett et midlertidig tiltak, som forutsetter at det er utsikter til at behovet for arbeidskraft kommer tilbake.
Blir ikke «business as usual» med en gang
Hva nå når tiltakene gradvis oppheves, men behovet for en lavere bemanning fortsetter?
For mange virksomheter vil dessverre en gradvis oppheving av tiltakene ikke nødvendigvis føre til at det blir «business as usual» og at alle ansatte kan komme tilbake på jobb. Noen virksomheter hadde økonomiske utfordringer før covid-19, og er i enda større problemer nå. Andre virksomheter vil bli rammet av endrede vaner hos forbrukerne. Enkelte tiltak vil trolig fortsatt vare over tid, og dermed ha langsiktig påvirkning på en del virksomheter.
Disse virksomhetene må da vurdere hvorvidt det er riktig å opprettholde permitteringene, eller om det er klart at behovet for arbeidskraft er varig bortfalt. Ved et varig bortfall av arbeidskraftsbehov er det riktig å gjøre en nedbemanning ved å gå til oppsigelse av de ansatte.
Feil å tro at de permitterte skal gå
For en del virksomheter vil det være naturlig å gjøre den slutningen at det er de permitterte ansatte som uten videre skal sies opp, i og med at det er disse ansatte virksomheten har klart seg uten i en periode. Dette er imidlertid en feilslutning som kan ha store økonomiske konsekvenser for virksomheten.
Hvordan bør en nedbemanning i forlengelsen av en permittering gjennomføres?
Begrunnelsen som er brukt for valg av ansatte til permittering vil i mange sammenhenger ikke utgjøre en saklig begrunnelse for oppsigelse
Selv om reglene for permittering og nedbemanning tilsynelatende er rimelig like, med krav til drøftinger med tillitsvalgte for de ansatte, krav til saklig grunn, krav til utvelgelse osv., er det i realiteten vesentlige forskjeller knyttet til selve begrunnelsen.
Begrunnelsen som er brukt for valg av ansatte til permittering vil i mange sammenhenger ikke utgjøre en saklig begrunnelse for oppsigelse. En oppsigelse ved nedbemanning innebærer jo også at den ansatte faktisk mister jobben for godt. Siden konsekvensen av en nedbemanning er betydelig større enn ved en permittering, har den ansatte større grunn for å ettergå arbeidsgivers saksbehandling og saklighetsvurdering.
Bør forankre i styret
Først av alt; en nedbemanning krever ofte et styrevedtak. Det er uansett lurt å forankre en nedbemanning i styret, i og med at daglig leders beslutningsmyndighet er begrenset til daglig drift. En tidligere beslutning fra styret om å sette i verk permitteringer omfatter ikke nedbemanninger.
Som grunnlag for styrets beslutning bør daglig leder ha laget et beslutningsgrunnlag, hvor det fremgår hvorfor det er nødvendig å vurdere nedbemanning, hvilken prosess som skal følges, hvilken krets av ansatte som vurderingen av overtallighet skal gjøres ut fra og hvilke utvelgelseskriterier som skal benyttes.
For mange virksomheter vil både utvalgskretsen og utvelgelseskriteriene være annerledes enn det som ble lagt til grunn for permitteringene.
Det må også gjennomføres drøftinger med tillitsvalgte før en nedbemanningsprosess settes i gang. En del virksomheter som ikke hadde tillitsvalgte når de iverksatte permitteringer, valgte å gjøre drøftingene med verneombud eller AMU, ofte på grunn av tidsnød. Men ved en planlagt nedbemanning bør virksomheter som ikke har valgte representanter for de ansatte, oppfordre de ansatte til å velge slike. Det er den beste måten å ivareta ansattes rettigheter på.
De vanskeligste temaene
Det er særlig utvalgskrets og utvelgelseskriterier som er de vanskeligste temaene i drøftinger med tillitsvalgte. Ofte vil virksomheten sette utvelgelseskretsen så snever som mulig, for ikke å gjøre prosessen for kompleks, og for å unngå usikkerhet blant ansatte som man av ulike grunner ønsker å holde utenfor prosessen.
Virksomheten legger ofte stor vekt på kvalifikasjoner som det sentrale utvelgelseskriteriet, og da særlig ansattes egnethet for stillingene som videreføres og som er nødvendige i den videre driften. De tillitsvalgte legger større vekt på ansiennitet, og vil ofte at en større krets av ansatte inkluderes, slik at det er flere stillinger å konkurrere om.
Ansatte som risikerer å bli sagt opp på grunn av nedbemanning vil i større grad enn ved permittering engasjere advokat til å bistå seg i prosessen. Det innebærer alltid krav om at dokumentasjon for prosessen og de vurderinger som er gjort skal legges frem. Det er derfor avgjørende at alle trinn i en nedbemanningsprosess dokumenteres godt.
Oppskriften på en «vellykket» prosess
Det er vanskelig å beskrive en nedbemanningsprosess som «vellykket», i og med at konsekvensen dessverre er at ansatte mister jobben. Men en «vellykket» prosess kan sies å være at virksomheten klarer å gjennomføre en slik prosess raskt, med en forståelse blant de ansatte for hvorfor nedbemanningen er nødvendig og med få eller ingen konflikter med ansatte som sies opp.
Stikkord for å oppnå en god prosess er:
- God planlegging
- God saksbehandling
- God kommunikasjon.
Svikter ett eller flere av disse punktene, kan en nedbemanningsprosess bli ekstremt krevende og kostbar for en virksomhet som allerede har store utfordringer.
